Gerants : quels frais peuvent vous etre rembourses ?

Vous entendez souvent parler de frais professionnels sans jamais vraiment savoir ce qu’ils couvrent ?

Sachez que vous n’avez pas à supporter financièrement la majorité des dépenses liées à votre entreprise.

En tant que gérant, les frais supportés à l’occasion de l’exercice de votre fonction peuvent être pris en charge par votre société au titre des frais professionnels.

Pour vous faire rembourser dans les meilleures conditions, suivez le guide !

Conditions à respecter

Les frais remboursables d’un gérant sont très encadrés par la réglementation :

• ils doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
• ils doivent faire l’objet d’un justificatif (facture, note de frais).
• ils doivent être détaillés à l’euro près.

Attention : les frais ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement sous forme de forfait, au risque d’être soumis à une imposition puisqu’ils seront considérés comme une rémunération.

En cas de non-respect, si le remboursement d’une dépense professionnelle s’avère ne pas être dans l’intérêt de l’entreprise, disproportionné, sans rapport avec l’activité de l’entreprise ou sans justificatif,  elle est alors requalifiée en rémunération et subit l’imposition qui correspond.

Bon à savoir : les frais professionnels sont à l’origine de nombreux redressements fiscaux.

Frais remboursables au gérant

D’une façon générale :

• les frais de transport.
• les frais de déplacement (hôtels, billets d’avion, billets de trains, etc.).
• les frais de bouche ou frais de repas (le nom et la qualité des invités doivent être indiqués sur le justificatif).
• les frais d’habillement, uniquement si ces vêtements sont obligatoires
• dans le cadre d’une représentation (blouses de chimiste, d’avocats)
• les frais de cadeaux aux clients, (aux prospects, aux fournisseurs).
• les frais de création d’entreprise (frais d’immatriculation, annonces légales, honoraires de consultants)
• Les frais professionnels peuvent être totalement avancés par le salarié, ou alors anticipés par l’employeur. Dans les deux hypothèses, ils doivent être remboursés par l’entreprise

Attention :

Les frais de télétravail sont-ils considérés comme des frais professionnels ?

Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’employeur n’a plus l’obligation légale de prendre à sa charge les frais professionnels du salarié en télétravail.

Néanmoins, l’Urssaf met à disposition des employeurs un tableau des frais engagés par le salarié en télétravail. Elle précise qu’en règle générale, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Pour elle, les frais générés par le télétravail sont réputés être des dépenses inhérentes à l’emploi, qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sous réserve de justificatifs des dépenses réelles.

Bon à savoir : des barèmes forfaitaires d’indemnités kilométriques sont édités tous les ans.

Toutefois, un gérant qui exerce son activité à domicile peut se faire rembourser par son entreprise une partie du loyer et certaines charges (Internet, forfait téléphone, une partie de sa facture d’électricité).

Modalités de remboursement

Les justificatifs des frais engagés par un gérant pour l’intérêt de sa société sont à conserver dans un double objectif :

• Le remboursement des frais ne peut être opéré qu’à partir de ces justificatifs.
• Ces frais sont des charges déductibles pour la société qui doit aussi conserver les justificatifs.

Tous les frais doivent faire l’objet d’un relevé mensuel sur lequel apparaît    la date, la nature et la justification de cette dépense.

Le gérant doit adresser ce relevé de frais professionnels à la comptabilité de l’entreprise tous les mois avec les justificatifs correspondants pour pouvoir être remboursé.

Le gérant doit conserver une copie de ce relevé mensuel de frais professionnels.

Les frais professionnels sont-ils imposables ?

Que votre employeur rembourse vos frais professionnels au réel ou par forfait, comme contribuable, vous devrez faire un choix fiscal lorsque vous remplirez votre déclaration d’impôt : opter pourles frais réels ou opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

 

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« Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise »

Richard Branson

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