L'administratif à distance, pourquoi ? comment ?
Les entreprises qui choisissent d'externaliser leurs activités administratives sont de plus en plus nombreuses. Bien que la mobilisation de ses ressources humaines en interne soit bénéfique, les avantages à tirer de l'administratif à distance ne sont pas non plus négligeables.
Toutes les bonnes raisons de se tourner vers l'administratif à distance
Le gain de temps est le principal avantage de l'externalisation des tâches administratives. Grâce à la gestion administrative à distance, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre activité sans se soucier de certaines tâches administratives. En effet, il est évident que vous avez beaucoup de travail à accomplir en une journée. En confiant une partie de ces tâches à une aide administrative à distance, vous aurez le temps de vous concentrer sur des choses plus importantes et gagner en productivité.
Plus besoin de penser à la gestion de courrier, à l'organisation des rendez-vous ou encore à la saisie des documents, car un professionnel s'en occupe déjà. Les risques d'erreur sont limités et vous gagnerez en flexibilité. En effet, si les services du prestataire de votre choix ne vous conviennent pas, vous pouvez y mettre un terme avec plus de simplicité. Ce n'est pas souvent le cas avec un contrat salarié.
D'un autre côté, la sous-traitance des tâches administratives permet aussi de réduire les coûts. Vous n'avez pas besoin d'embaucher plusieurs collaborateurs, ce qui permet de réduire les salaires supplémentaires. L'administratif à distance permet aussi de simplifier le management, car vous n'avez plus besoin de penser aux formations dont votre secrétaire ou de votre assistant a besoin pour évoluer. Grâce à une simple relation client-fournisseur avec le prestataire de votre choix, vous aurez plus de temps à vous consacrer sur le cœur de votre métier.
Comment réussir l'externalisation administrative ?
Avant de choisir un professionnel en qui vous pouvez confier les tâches administratives que vous désirez déléguer, vous devez d'abord choisir les services à externaliser : gestion de la paie, service marketing, comptabilité, gestion des achats, standard téléphonique, saisie de données, classement de documents, gestion et maintenance informatique, etc. Il faut alors prendre le temps d'évaluer les besoins de l'entreprise afin de mieux déterminer les tâches à sous-traiter à un prestataire externe.
Il faut ensuite choisir un professionnel digne de confiance, expérimenté et maîtrisant parfaitement les tâches que vous souhaitez lui confier. En prenant connaissance du mode de fonctionnement du prestataire de votre choix, vous devriez savoir s'il est en mesure de vous apporter satisfaction sur la qualité de ses services. Il faut également se renseigner sur le prix de ses prestations. Les prestataires qui proposent un prix élevé ne sont pas forcément les meilleurs, mais cela ne signifie pas pour autant qu'il faut se tourner vers ceux qui proposent un prix alléchant.
Une société à taille humaine et qui a une bonne connaissance du domaine sur lequel il va intervenir est à privilégier. Après le choix du prestataire en externalisation administrative, vous pouvez passer par la mise en place d'un contrat comprenant le planning des missions et leur durée. Le coût de la prestation y est également mentionné. Il ne vous reste plus qu'à adapter le fonctionnement de votre entreprise aux changements que l'administratif à distance aurait entraînés.
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