Le métier d'assistant(e) de direction : description du poste

Également appelée secrétaire de direction, une assistante de direction est le véritable bras droit du dirigeant ou d’un chef de service d’une entreprise. Sa principale fonction est d’alléger les tâches de son supérieur, que ce soit au niveau des tâches administratives ou au niveau des tâches organisationnelles. En tant que salariée indispensable au sein d’une entreprise, une assistante de direction doit disposer d’une certaine compétence et de quelques qualités.

Mission principale d’une assistante de direction

Une assistante de direction accompagne les responsables de la société dans la gestion de ses activités dans le quotidien. C’est elle qui se charge intégralement de l’organisation de l’agenda de son supérieur. Par conséquent, elle prend en note tous les rendez-vous, gère les appels téléphoniques et les organise en fonction de leur importance. C’est également à l’assistante de direction de gérer et d’organiser les déplacements de son supérieur.

Lors des réunions, elle doit arriver en avance pour préparer les dossiers de communication. Et une fois que la réunion est terminée, elle doit réaliser la rédaction du compte rendu. Travailler dans le domaine de l’assistance de direction signifie également que vous devrez gérer un grand nombre de paperasses. Elle gère le fonds documentaire, conserve les documents essentiels et jette ceux qui n’ont pas d’importance. Dans de nombreux cas, l’assistante s’occupe également de la gestion des dossiers comme les négociations et les préparations du budget.

Compétences requises

L’assistante de direction joue un rôle très important au sein d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle elle doit avoir une certaine compétence. Généralement, pour être une assistante de direction au sein d’une entreprise, il faut avoir une maitrise parfaite des outils informatiques, plus précisément les outils bureautiques. Connaitre les logiciels de gestion sera un atout. En effet, il est possible que l’assistante de direction ait à effectuer des tâches en relation avec la gestion. En outre, parce que c’est elle qui s’occupe de toutes les organisations, il faut qu’elle ait une compétence rédactionnelle, tout en respectant les règles de la grammaire et de l’orthographe.

Diplômes nécessaires

Pour ce qui est des diplômes nécessaires pour être une bonne assistante de direction, aujourd’hui, il est de plus en plus difficile d’accéder à ce poste avec un bac. Il faut que vous ayez au moins un bac+2 dans le domaine de la gestion de la PME ou de l’assistance de manager. Si vous avez un DUT Gestion administrative et commerciale ou un DUT gestion des entreprises et des administrations options petites et moyennes organisations, vous pouvez également postuler pour cet emploi. Toutefois, si vous avez des diplômes plus élevés comme une licence, un master en économie ou un diplôme en école de commerce, votre chance de décrocher un emploi est plus élevée.

Qualités attendues

En ce qui concerne les qualités que doit avoir une assistante de direction, elle doit principalement être à l’aise avec les supports de communication, comme le téléphone et les outils informatiques. En outre, elle doit également avoir un sens de la communication et de l’organisation. Elle doit être curieuse, dynamique et très réactive. En outre, étant donné qu’elle doit s’occuper du planning et d’autres tâches confidentielles dans la société, l’assistante de direction doit faire preuve de discrétion, de tact et de diplomatie.

Voir les indépendants assistante indépendante - office manager disponibles