Quelles missions confier à un prestataire en secrétariat à distance ?

A un certain moment, la sous-traitance devient une nécessité pour les entrepreneurs et les entreprises souhaitant gagner en efficacité. C'est justement la raison d'être des prestataires en secrétariat à distance. Découvrez ici toutes les missions que vous pouvez confier à un tel prestataire.

Le télésecrétariat pour assurer la bonne gestion des documents de l'entreprise

C'est l'une des missions principales que vous pouvez confier à une aide administrative à domicile. Une bonne gestion des documents de l'entreprise favorise la productivité des utilisateurs et elle permet aussi de renforcer la sécurité des données importantes. Seules les personnes autorisées peuvent avoir accès à des documents spécifiques, selon le poste qu'elles occupent. De plus, la gestion des documents par une télésecrétaire aura aussi un impact positif sur la communication au sein de l'entreprise. Pour la gestion documentaire de l'entreprise, la télésecrétaire va assurer plusieurs fonctions comme la saisie des données sur papier ou numérique et le contrôle de la conformité des documents, le classement des documents physiques ou numériques, etc.

Le secrétariat externalisé pour une meilleure gestion des courriers et de la relation client

Cette tâche demande souvent du temps et une bonne organisation. Avec toutes les responsabilités que vous devez gérer, c'est plus pratique de confier la gestion de vos courriers à une aide administrative. Avoir un bras droit administratif ne permet pas uniquement de gagner du temps, car vous pouvez aussi lui faire confiance sur l'organisation de l'ensemble de vos courriers. Les risques d'erreurs et d'oubli sont limités, ce qui vous épargnera naturellement des retards et des surcoûts qui y sont liés. Outre la réception et l'envoi de vos courriers, la télésecrétaire va aussi s'occuper du triage, de la rédaction des réponses ainsi que la mise sous pli. Grâce à son expertise, le responsable en gestion courrier va rédiger des réponses adaptées à toutes les figures possibles. Il va aussi gérer la permanence téléphonique. Cela concerne notamment la réception et le traitement des appels, la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous ainsi que la prise de messages des collaborateurs de l'entreprise.

Le télésecrétariat pour simplifier les démarches administratives

Le télésecrétariat ne s'adresse pas uniquement aux entreprises. Une télésecrétaire propose aussi une aide administrative pour particulier. Grâce à ses connaissances en droit et en règles administratives, une secrétaire devient rapidement votre meilleur allié pour assurer les démarches administratives comme la déclaration de revenus et le renouvellement des papiers administratifs. Pour les entrepreneurs qui souhaitent lancer un projet en particulier, une aide gestion administrative sera d'une grande utilité. La télésecrétaire vous explique en détail les démarches nécessaires et les documents à regrouper pour donner vie à votre projet. Elle va vous orienter vers les bonnes adresses en identifiant les organismes et les interlocuteurs. Elle travaille aussi sur la conformité des documents dont vous avez besoin. La télésecrétaire va assurer la mise en place du calendrier des échéances administratives. Il faut souligner que les démarches administratives peuvent être automatisées. Leur gestion peut se faire en ligne ou sur papier et grâce aux compétences de la télésecrétaire, vous ne risquez pas de faire le mauvais choix de la solution à adopter, selon les activités et le budget de l'entreprise.

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