Indépendant - Assistante indépendante - Office manager

Les entreprises qui choisissent d'externaliser leurs activités administratives sont de plus en plus nombreuses. Bien que la mobilisation de ses ressources humaines en interne soit bénéfique, les avantages à tirer de l'administratif à distance ne sont pas non plus négligeables.

Toutes les bonnes raisons de se tourner vers l'administratif à distance

Le gain de temps est le principal avantage de l'externalisation des tâches administratives. Grâce à la gestion administrative à distance, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre activité sans se soucier de certaines tâches administratives. En effet, il est évident que vous avez beaucoup de travail à accomplir en une journée. En confiant une partie de ces tâches à une aide administrative à distance, vous aurez le temps de vous concentrer sur des choses plus importantes et gagner en productivité.

Plus besoin de penser à la gestion de courrier, à l'organisation des rendez-vous ou encore à la saisie des documents, car un professionnel s'en occupe déjà. Les risques d'erreur sont limités et vous gagnerez en flexibilité. En effet, si les services du prestataire de votre choix ne vous conviennent pas, vous pouvez y mettre un terme avec plus de simplicité. Ce n'est pas souvent le cas avec un contrat salarié.

D'un autre côté, la sous-traitance des tâches administratives permet aussi de réduire les coûts. Vous n'avez pas besoin d'embaucher plusieurs collaborateurs, ce qui permet de réduire les salaires supplémentaires. L'administratif à distance permet aussi de simplifier le management, car vous n'avez plus besoin de penser aux formations dont votre secrétaire ou de votre assistant a besoin pour évoluer. Grâce à une simple relation client-fournisseur avec le prestataire de votre choix, vous aurez plus de temps à vous consacrer sur le cœur de votre métier.

Comment réussir l'externalisation administrative ?

Avant de choisir un professionnel en qui vous pouvez confier les tâches administratives que vous désirez déléguer, vous devez d'abord choisir les services à externaliser : gestion de la paie, service marketing, comptabilité, gestion des achats, standard téléphonique, saisie de données, classement de documents, gestion et maintenance informatique, etc. Il faut alors prendre le temps d'évaluer les besoins de l'entreprise afin de mieux déterminer les tâches à sous-traiter à un prestataire externe.

Il faut ensuite choisir un professionnel digne de confiance, expérimenté et maîtrisant parfaitement les tâches que vous souhaitez lui confier. En prenant connaissance du mode de fonctionnement du prestataire de votre choix, vous devriez savoir s'il est en mesure de vous apporter satisfaction sur la qualité de ses services. Il faut également se renseigner sur le prix de ses prestations. Les prestataires qui proposent un prix élevé ne sont pas forcément les meilleurs, mais cela ne signifie pas pour autant qu'il faut se tourner vers ceux qui proposent un prix alléchant.

Une société à taille humaine et qui a une bonne connaissance du domaine sur lequel il va intervenir est à privilégier. Après le choix du prestataire en externalisation administrative, vous pouvez passer par la mise en place d'un contrat comprenant le planning des missions et leur durée. Le coût de la prestation y est également mentionné. Il ne vous reste plus qu'à adapter le fonctionnement de votre entreprise aux changements que l'administratif à distance aurait entraînés.

Le télésecrétariat désigne l'ensemble des services de secrétariat géré par un secrétaire à distance. Grâce à tous les avantages à tirer de cette prestation, plusieurs entreprises choisissent de confier tout ou une partie de leurs tâches administratives à une secrétaire indépendante ou à un prestataire de services.

Zoom sur les rôles des télésecrétaires

Les télésecrétaires réalisent plusieurs fonctions dont la gestion des documents de l'entreprise en est une. Outre la saisie des données, une télésecrétaire assure aussi la mise en page des documents, la vérification et la correction de leur contenu pour fournir un document prêt à utiliser à son client. L'archivage ainsi et la gestion du courrier font également partie des tâches assurées par la télésecrétaire. Elle prend en charge la réalisation des devis et la relation client avec ou sans gestion d'agenda, selon vos besoins. Elle peut, dans ce cas, s'occuper des relances téléphoniques et de la téléprospection. Certains télésecrétaires proposent même des services de formation permettant à leurs clients de bien choisir leurs futurs collaborateurs.

Grâce aux services d'un secrétaire à distance, l'entreprise aura plus de simplicité à gérer ses activités. En effet, les télésecrétaires sont à la disposition de l'entreprise qui fait appel à leurs services, selon les horaires convenus dans le contrat. Certains prestataires se spécialisent dans un domaine en particulier comme le bâtiment, le secteur de l'immobilier ou encore les secteurs médical et paramédical, tandis que d'autres sont plus flexibles.

A qui s'adressent les prestations d'un télésecrétaire ?

Les services d'une télésecrétaire sont flexibles. Elle peut travailler avec une entreprise ou avec un particulier pour des missions ponctuelles. Certains entrepreneurs choisissent le télésecrétariat pour se décharger de certaines tâches administratives. La grande disponibilité d'une secrétaire expérimentée ainsi que son savoir-faire sont des qualités qui permettent à ses clients de se concentrer sur le cœur de leur activité. De plus, vous n'avez pas besoin d'investir dans des équipements nécessaires à la réalisation de certaines tâches administratives, car ils sont déjà à la charge du télésecrétaire. D'un autre côté, une aide administrative externe permet aussi de mieux gérer les budgets de l'entreprise. Le coût de la prestation est déterminé à l'avance, charges sociales réduites, aucune mauvaise surprise, surtout en cas d'absence d'une secrétaire "in house", réduction des personnes que l'entreprise doit embaucher, gain de temps et de flexibilité.

Il est possible de faire appel à un télésecrétaire dès le lancement de votre activité. C'est l'une des meilleures façons de composer une équipe professionnelle et expérimentée pour gagner en notoriété rapidement. Toutefois, il est aussi possible de faire appel à une télésecrétaire dans le cadre du développement des activités de l'entreprise. Elle peut contribuer à l'amélioration de votre service client en organisant les agendas de vos collaborateurs et en prenant en main tous vos appels. Cela vous décharge déjà d'une importante tâche administrative, car un professionnel restera toujours présent pour répondre aux requêtes de vos clients. Hormis le gain de temps et une meilleure gestion de votre temps et de votre budget, le secrétariat en ligne vous permettra aussi de faire grimper votre image de marque en proposant des prestations de qualité à votre clientèle et à vos futurs collaborateurs.

A un certain moment, la sous-traitance devient une nécessité pour les entrepreneurs et les entreprises souhaitant gagner en efficacité. C'est justement la raison d'être des prestataires en secrétariat à distance. Découvrez ici toutes les missions que vous pouvez confier à un tel prestataire.

Le télésecrétariat pour assurer la bonne gestion des documents de l'entreprise

C'est l'une des missions principales que vous pouvez confier à une aide administrative à domicile. Une bonne gestion des documents de l'entreprise favorise la productivité des utilisateurs et elle permet aussi de renforcer la sécurité des données importantes. Seules les personnes autorisées peuvent avoir accès à des documents spécifiques, selon le poste qu'elles occupent. De plus, la gestion des documents par une télésecrétaire aura aussi un impact positif sur la communication au sein de l'entreprise. Pour la gestion documentaire de l'entreprise, la télésecrétaire va assurer plusieurs fonctions comme la saisie des données sur papier ou numérique et le contrôle de la conformité des documents, le classement des documents physiques ou numériques, etc.

Le secrétariat externalisé pour une meilleure gestion des courriers et de la relation client

Cette tâche demande souvent du temps et une bonne organisation. Avec toutes les responsabilités que vous devez gérer, c'est plus pratique de confier la gestion de vos courriers à une aide administrative. Avoir un bras droit administratif ne permet pas uniquement de gagner du temps, car vous pouvez aussi lui faire confiance sur l'organisation de l'ensemble de vos courriers. Les risques d'erreurs et d'oubli sont limités, ce qui vous épargnera naturellement des retards et des surcoûts qui y sont liés. Outre la réception et l'envoi de vos courriers, la télésecrétaire va aussi s'occuper du triage, de la rédaction des réponses ainsi que la mise sous pli. Grâce à son expertise, le responsable en gestion courrier va rédiger des réponses adaptées à toutes les figures possibles. Il va aussi gérer la permanence téléphonique. Cela concerne notamment la réception et le traitement des appels, la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous ainsi que la prise de messages des collaborateurs de l'entreprise.

Le télésecrétariat pour simplifier les démarches administratives

Le télésecrétariat ne s'adresse pas uniquement aux entreprises. Une télésecrétaire propose aussi une aide administrative pour particulier. Grâce à ses connaissances en droit et en règles administratives, une secrétaire devient rapidement votre meilleur allié pour assurer les démarches administratives comme la déclaration de revenus et le renouvellement des papiers administratifs. Pour les entrepreneurs qui souhaitent lancer un projet en particulier, une aide gestion administrative sera d'une grande utilité. La télésecrétaire vous explique en détail les démarches nécessaires et les documents à regrouper pour donner vie à votre projet. Elle va vous orienter vers les bonnes adresses en identifiant les organismes et les interlocuteurs. Elle travaille aussi sur la conformité des documents dont vous avez besoin. La télésecrétaire va assurer la mise en place du calendrier des échéances administratives. Il faut souligner que les démarches administratives peuvent être automatisées. Leur gestion peut se faire en ligne ou sur papier et grâce aux compétences de la télésecrétaire, vous ne risquez pas de faire le mauvais choix de la solution à adopter, selon les activités et le budget de l'entreprise.

Avec tous les avantages à tirer de l'externalisation du secrétariat, plusieurs dirigeants d'entreprises choisissent maintenant cette option pour avancer avec plus de rapidité et d'efficacité. Même si vous disposez de toutes les compétences nécessaires à la gestion de l'intégralité de votre activité, le télésecrétariat pourrait aussi vous être d'une grande utilité pour le développement de votre entreprise.

Gain de temps – le principal avantage du secrétariat en ligne

En confiant tout ou une partie de votre gestion administrative à une secrétaire à distance, vous pouvez vous libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Les journées de travail ne seront plus trop stressantes et vous pourrez aussi trouver du temps pour vous relaxer et passer du bon moment avec vos proches. Les risques d'oubli sont également évités. Engager une télésecrétaire permet aussi de prendre une bonne longueur d'avance sur vos tâches, vous donnant ainsi la possibilité de penser aux autres actions à mettre en place pour étendre votre activité.

Un professionnel qui s'adapte aux besoins de l'entreprise

Quand vous prenez la décision de demander une aide administrative à distance, vous devez déterminer à l'avance vos besoins. Selon les tâches que vous désirez confier à une secrétaire à distance, vous pouvez faire appel à ses prestations pendant une durée déterminée. Allant de quelques heures à une présence à temps plein, le secrétariat à distance a l'avantage de pouvoir s'adapter aux besoins des entreprises. La secrétaire peut intervenir pour des missions ponctuelles ou régulières, selon les horaires convenus dans le contrat.

Une maîtrise de vos budgets

Que vous soyez un particulier ou une entreprise, l'externalisation administrative vous sera toujours d'une grande utilité dans la gestion de vos budgets. Vous ne serez plus confrontés aux contraintes se rapportant à l'embauche de vos personnels. Vous choisissez vous-même le nombre d'heures d'intervention de votre secrétaire à distance, ce qui vous évitera de payer les heures durant lesquelles la secrétaire n'avait pas de travail à faire. Vous facturez uniquement le travail effectué.

Des démarches administratives simplifiées

Que ce soit en début ou en cours de l'activité de l'entreprise, les compétences d'une télésecrétaire permettent aussi de réaliser avec plus de simplicité les différentes démarches administratives. Envoi de dossiers à l'administration, conformité des documents administratifs, déclaration de revenus et d'activité, relation avec les administrations fiscales, etc. Toutes ces tâches seront entre de bonnes mains si vous êtes en collaboration avec un professionnel en secrétariat.

Une meilleure gestion des documents et courriers de l'entreprise

En confiant la gestion des documents de l'entreprise à une télésecrétaire, vous gagnerez en productivité. Elle s'occupe de la saisie des données et du classement de vos documents, selon une logique. Votre espace de travail devient plus spacieux et vous ne risquez pas de perdre du temps dans la recherche des documents dont vous avez besoin. La télésecrétaire va aussi s'occuper de la gestion courrier : triage, impression, rédaction de réponses personnalisées, etc. Hormis le temps que la gestion des courriers et des documents de l'entreprise peut demander, vous bénéficiez aussi d'une bonne organisation administrative. Vos données sont en sécurité et l'accès aux documents de l'entreprise est contrôlé.

Au sein d’une entreprise, l’assistante de direction tient une place importante. La personne qui prend cette place accompagne les dirigeants ainsi que les personnes de cadres dans leurs tâches. De manière générale, une assistante de direction prend en charge la tâche administrative et toutes les actions en relation avec le développement de la société. Plus de détails ? Découvrez tout dans cet article.

Une assistante de direction, c’est quoi ?

Également appelée secrétaire de direction ou office manager, une assistante de direction est un professionnel indispensable au sein d’une société, quelle que soit l’activité exercée par cette dernière. L’assistance de direction a pour principale mission d’alléger les tâches du dirigeant d’entreprise. Elle doit alléger son agenda et réaliser certaines actions afin de lui permettre de gagner plus de temps dans sa fonction. En deux mots, une assistante de direction est le bras droit du dirigeant de l’entreprise. Elle se charge de plusieurs tâches comme la gestion de l’administration ainsi que la suivie des projets. En ce qui concerne la rémunération de l’assistante de direction, on peut dire que c’est plutôt motivant et satisfaisant. Ce qui est tout à fait normal, compte tenu des tâches qu’elle doit réaliser à tout moment au sein d’une entreprise.

Quelles sont les missions d’une assistante de direction ?

Les missions d’une assistante de direction varient en fonction de la société et de son activité. Mais quoi qu’il en soit, on peut dire que l’organisation et le développement de l’entreprise dépendent de cette professionnelle. Étant celle qui doit gérer l’agenda du dirigeant, l’assistante doit organiser les rendez-vous, les réunions ainsi que les éventuels déplacements. En outre, elle doit également rédiger les comptes rendus des réunions, faire le tri de toutes les correspondances et prendre des appels téléphoniques. Selon les besoins de l’entreprise et les obligations du dirigeant, l’assistante de direction peut également réaliser d’autres tâches comme la réunion avec les fournisseurs ou les clients, l’accueil des visiteurs.

Quelles sont les fonctions particulières de l’assistante de direction ?

Annoncés précédemment, les rôles d’une assistante de direction dépendent généralement de la société et des dirigeants. Dans ce concept, si sa fonction de base est d’accompagner le chef d’entreprise dans ses tâches, elle peut également réaliser d’autres fonctions. L’assistante de direction peut aussi assurer la gestion des ressources humaines. Elle se charge de l’organisation des équipes de travail et des formations. En outre, elle assure également la réalisation des commandes d’articles ainsi que des matières premières. Le traitement des dossiers confidentiels, la conception de dossier professionnel ainsi que l’élaboration des contrats sont aussi à la charge de l’assistante de direction parfois.

Quelles sont les compétences de l’assistante de direction ?

Étant une professionnelle qui tient une place importante dans une entreprise, une assistante de direction doit avoir une certaine compétence. Elle doit avoir une maitrise parfaite des outils de bureautiques, notamment le pack office. Outre la connaissance en bureautique, elle doit également avoir un bon esprit de synthèse, être à l’aise au téléphone, être polyvalente et être capable d’assurer la gestion au sein de la société. Maitriser plus d’une langue sera un atout, étant donné que l’assistante de direction doit parfois discuter avec des clients ou des fournisseurs étrangers. Pour ce qui est de la formation, on peut devenir assistante de direction après avoir obtenu le brevet de technicien supérieur assistant de direction. Cependant, il y a également des entités qui embauchent des personnes ayant une licence en économie ou en gestion.

Les assistants juridiques aident les avocats en organisant les documents juridiques, en recueillant des informations sur les affaires et en assistant lors des procès et des audiences. Leurs recherches et leur organisation des faits et de la paperasse impliqués dans les affaires aident les avocats à se préparer au procès. Les assistants juridiques peuvent travailler dans divers domaines, notamment le droit des sociétés, les litiges, le droit pénal et l’immigration.

Les missions d’une assistante juridique

Vous avez souvent entendu parler d’une assistante juridique, mais vous ne connaissez pas vraiment les missions de cet expert ? En deux mots, une assistante juridique est une professionnelle qui se charge de toutes les tâches de secrétariat auprès d’un juriste. Une assistante juridique peut travailler dans un cabinet d’avocat, chez un notaire, chez un huissier ou dans une équipe de juristes au sein d’une entreprise. Dans tous les cas, une assistante juridique réalise :

• La rédaction des documents
• La gestion de l’agenda du juriste ou de l’avocat
• La préparation des déplacements, la prise d’appel et la gestion des clients
• La préparation ainsi que la mise à jour des dossiers
• La réalisation des activités administratives
• Le regroupement des pièces pour la constitution des dossiers et la réalisation des recherches juridiques.

L’assistant juridique doit être présent dans toutes les tâches que le juriste ou l’huissier effectue. C’est son bras droit, c’est la personne qui se charge de la gestion de son planning et de ses travaux dans le quotidien.

Les compétences requises pour être assistant juridique

Les assistants juridiques ont généralement au moins un diplôme d’associé ou ont obtenu une certification en études juridiques. Un baccalauréat est préférable, tout comme une expérience ou une formation en cabinet d’avocats. Certaines entreprises peuvent embaucher des diplômés collégiaux. Outre les diplômes, les assistants juridiques doivent également avoir d’excellentes compétences de communication verbale et écrite. Parce qu’ils vont passer la plupart de son temps dans l’organisation et dans la planification, les assistants juridiques doivent également connaitre le monde du bureautique et de l’information. Les outils comme le Word, PowerPoint et Excel doivent être maitrisés pour faciliter le quotidien de ces professionnels. Les assistants juridiques doivent également avoir de solides compétences dans le monde de la recherche et dans le domaine de la rédaction. Par ailleurs, parce que toutes les affaires traitées sont personnelles, un assistant de direction doit être discret. Ces qualités sont toutefois indispensables pour que l’assistant de direction soit digne de ce nom.

Les diplômes nécessaires pour devenir assistante juridique

De manière générale, vous pouvez exercer le métier d’une assistante après que vous ayez suivi une bonne formation dans le domaine du secrétariat et dans le domaine juridique. Pour réussir votre carrière, vous pouvez suivre une formation généraliste comme un BTS Assistant de Direction. Par la suite, vous pouvez suivre une formation supplémentaire. Une autre alternative consiste à suivre directement une formation spécifique qui est directement liée au métier d’assistant juridique. Aujourd’hui, il existe plusieurs entités qui proposent des formations dans le domaine de l’assistance juridique. Toutefois, à noter que vous pouvez parfaitement vous évoluer dans votre carrière, surtout si vous poursuivez votre étude dans le domaine. Vous pouvez être un clerc de notaire ou un dirigeant d’équipe d’assistant. En fait, tout dépend de votre ancienneté et de votre connaissance.

Embaucher un professionnel de haut niveau peut être bon pour votre propre carrière, et d’un autre côté, un assistant de direction qui sera votre bras droit peut créer des problèmes dans votre vie professionnelle. Un assistant de direction ou administratif tient une grande place dans une entreprise. Raison pour laquelle il est plus que nécessaire de bien la choisir. Si actuellement, vous êtes à la recherche d’un assistant pour vous accompagner dans votre quotidien, vous avez certainement besoin de ces quelques conseils pour dénicher la perle rare.

Sachez ce dont vous avez besoin

Cela semble simple, mais avant de pouvoir embaucher la meilleure personne pour occuper un poste d’assistant de direction, vous devez savoir ce dont vous avez vraiment besoin. En fait, il existe plusieurs types d’assistants de direction. Certains assistants de direction effectuent des tâches élémentaires comme le filtrage des appels et les courses. En outre, il y en a ceux qui ont des responsabilités élargies telles que l’aide sur les projets et la planification des voyages. Et par-dessus tout, il y a des assistants qui font des choses comme fournir des conseils stratégiques, participer à des réunions et diriger des projets. Afin de tomber sur la bonne personne, pensez d’abord à définir ce que vous souhaitez. Quelles sont les tâches que vous avez envie de confier à votre assistant ? Une fois que vous avez déterminé vos besoins, vous pouvez penser aux qualités et aux compétences de la personne que vous devrez embaucher.

Précisez les qualités recherchées

Maintenant que vous connaissez les tâches que vous souhaitez déléguer à votre assistant, vous pouvez mettre en place une annonce. Bien évidemment, avant cela, vous devez penser au salaire et à toutes vos conditions. N’oubliez pas de faire un point sur les qualités que vous recherchez chez un assistant. De manière générale, un assistant doit avoir un bon sens relationnel et une excellente organisation personnelle. Il faut aussi qu’il ait une parfaite connaissance de l’environnement. Par ailleurs, étant donné que l’assistant doit faire autant de recherches et doit élaborer un projet, il faut qu’il soit curieux, motivé et dynamique. Toutes ces conditions doivent figurer dans votre annonce. De cette manière, vous pouvez vous rassurer que votre prochain assistant sera une personne digne de ce nom.

Demandez de l’aide auprès de votre entourage

Pour des postes de niveau supérieur comme un assistant de direction, vous pouvez demander l’aide d’un tiers pour trouver un candidat qualifié. Une agence de recrutement peut vous aider à sélectionner les candidats et vous serez probablement en contact avec la bonne personne beaucoup plus rapidement que si vous essayez de le faire vous-même. Une agence de dotation sera également au courant des tendances en matière de rémunération et de recrutement. Toutefois, si vous ne voulez pas faire appel à des agences, vous pouvez discuter avec votre entourage. Il est fort probable que vos salariés connaissent des personnes qui sachent faire les métiers d’un assistant de direction. Il vous suffit de définir vos attentes et de mettre en avant les compétences que vous attendez du professionnel. Vos employés ou votre entourage sauront certainement vous aider pour que vous puissiez atteindre votre objectif. Dans tous les cas, n’oubliez pas de préciser le salaire et les avantages que vous souhaitez offrir à votre assistant de direction.

Vous êtes dans le monde du commerce et vous avez tellement d’appels téléphoniques que vous n’avez plus une minute pour vous ? Vous avez trop de tâches que parfois, vous n’arrivez plus à les gérer ? Si vous répondez oui à ces questions, c’est que vous avez certainement besoin d’aide dans le quotidien. Vous avez besoin d’une aide qui va alléger vos tâches et facilitera votre quotidien. En d’autres termes, vous avez besoin d’une assistante commerciale, cette professionnelle qui sera votre bras droit et qui s’occupera de la majeure partie de votre tâche.

Quelles sont les missions d’une assistante commerciale ?

Véritable intermédiaire entre les clients et la société, l’assistante commerciale tient une place très importante au sein d’une entreprise. De manière générale, dès que vous pensez à mettre en place une entreprise de commerce, vous devez penser à embaucher une assistante commerciale. De cette manière, il vous sera plus facile de vous focaliser du développement de votre société pendant que l’assistante se charge de la relation avec les clients.

Une assistante commerciale se charge de plusieurs tâches dans une entité. De prime abord, elle doit assurer la rédaction des propositions commerciales aux prospects. En cas de besoin, elle fait des relances par téléphone ou par mail. S’il y a de petits soucis avec les clients, que ce soit des problèmes de commandes, des problèmes de livraison ou des problèmes de paiement, c’est l’assistante qui se charge de les régler. Dans les petites entreprises, l’assistante se charge de la réception des commandes, de la prise de rendez-vous, de la mise à jour des stocks et du développement du réseau avec les clients. En fonction de la situation, il est également fort probable que l’assistante commerciale effectue une descente sur terrain pour assurer la commercialisation des produits.

Quand la société participe à des évènements comme les salons, les foires ou les animations, l’assistante commerciale doit toujours être présente. En deux mots, une assistante commerciale est le bras droit des dirigeants d’une entreprise de commerce. Elle gère ses plannings, organise ses prises de rendez-vous et optimise la relation avec les clients.

Quel est le profil d’une bonne assistante ?

Pour vous faciliter les tâches, vous avez besoin d’une assistante commerciale ? Pour que tout se déroule à la perfection, cherchez une bonne assistance commerciale, une assistance qui pourra pleinement vous satisfaire dans son travail. Pour y parvenir, vous devrez connaitre le profil d’une excellente assistante.

Compte tenu de ses principales missions, l’assistante commerciale doit avoir un bon sens de l’organisation. Pour exercer ses tâches comme il se doit, cette experte doit également avoir une maitrise parfaite des outils bureautiques. Il faut qu’elle soit parfaitement à l’aise avec les chiffres, avec l’organisation et avec les statistiques. En outre, étant donné qu’elle est à tout moment en relation avec les clients et les fournisseurs, une bonne assistante commerciale doit avoir un meilleur argument de vente. La maitrise de l’anglais et des autres langues est un atout. Rigoureuse, organisée et réactive, l’assistante commerciale a un bon sens du contact.

Le domaine de l’assistance commerciale attire de plus en plus de personnes actuellement. Vous pouvez parfaitement vous évoluer dans votre carrière et devenir responsable de vente ou dirigeant d’une équipe d’assistante commerciale dans le futur. Pour ce qui est du salaire, cela est très motivant.

Une assistante commerciale peut être trouvée dans une variété de lieux et d’emplacements de vente au détail, des petits magasins de détail dans une rue principale aux grands supermarchés dans les centres commerciaux. Le poste nécessite un niveau élevé d’interaction avec les clients. Ce qui signifie que les assistants commerciaux doivent avoir de bonnes compétences en contact avec les clients et en communication. Dans cet article, nous allons voir le fiche métier d’une assistante commerciale.

Quelles sont les missions d’une assistante commerciale ?

Les fonctions d’une assistante commerciale sont très variées. En plus, cela requiert une grande flexibilité et une bonne polyvalence. Il s’agit d’un professionnel qui peut exercer plusieurs fonctions, en fonction de la demande de son employeur et de la situation qui se présente. De manière générale, une assistante commerciale doit :

• Assurer le traitement de toutes les ventes ainsi que des commandes jusqu’à la livraison des produits
• Organiser la prise de rendez-vous selon le planning
• Connaitre les moindres détails des dossiers en cours, que ce soit interne ou externe
• Assister à toutes les réunions en relation avec le marketing de vente
• Réaliser la mise à jour de tous les tableaux statistiques de la vente

En quelques mots, une assistante commerciale est une personne qui est en étroite collaboration avec des gens qui se chargent des opérations commerciales. Elle devient le bras droit de ces gens. Ses fonctions rejoignent parfois celles du secrétariat, mais parfois, elle peut également être emmenée à réaliser des opérations sur terrain et des déplacements en cas de besoin. En fait, tout dépend de la situation qui se présente.

Comment devenir une assistante commerciale ?

Le métier d’assistante commerciale séduit de plus en plus de personnes aujourd’hui. Pour pouvoir exercer cette fonction, vous devrez avoir au minimum un bac professionnel Gestion-Administration ou un bac technologique STMG spécialisé en marketing. Par ailleurs, tout ce qui possède le diplôme qui est lié au domaine commercial de niveau bac+2 peut exercer la fonction d’assistante commerciale. Toutefois, si vous souhaitez approfondir vos connaissances et connaitre davantage le métier, vous pouvez parfaitement suivre une formation dans le domaine du commerce ou du marketing.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Être une assistante commerciale est tout simplement fascinant et impeccable. De plus, il est tout à fait possible de s’évoluer dans ce métier. En effet, vous pourrez avoir une bonne occasion de vous développer grandement dans le monde du commerce en réalisant ce métier. Plus tard, vous pourrez devenir le responsable clientèle ou le responsable des ventes. En outre, étant donné que l’assistante commerciale a plusieurs connaissances, vous pouvez en tirer profit et élaborer votre propre commerce. En fait, le choix est large. Tout dépend de ce que vous souhaitez faire et de vos connaissances.

Quelles sont les compétences requises ?

En ce qui concerne les compétences requises pour devenir une bonne assistante commerciale, il faut que vous ayez un bon sens de l’organisation et un sens du relationnel. Il faut que l’assistante commerciale ait un esprit curieux et créatif. En outre, vous devrez maitriser les outils bureautiques, les outils téléphoniques ainsi que les outils de communication connectés au réseau. La connaissance des langues étrangères sera un atout pour être une assistante commerciale digne de ce nom.

Les entreprises commerciales qui réussissent et en croissance ont parfois besoin d’embaucher du personnel supplémentaire. Compte tenu de toutes les tâches que vous devrez accomplir quotidiennement, vous avez certainement besoin d’une assistante commerciale. Une assistante commerciale est le bras droit des dirigeants d’une entreprise de commerce. C’est elle qui prend en charge plusieurs tâches pour aider les dirigeants de la société. Faire appel à une bonne assistante est à la fois économique et très pratique. Mais encore faut-il trouver la meilleure assistante pour se faire vraiment aider dans le quotidien. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les avantages de contacter une assistante commerciale.

Un gain de temps inestimable

Le gain de temps est certainement le principal avantage de l’embauche d’une assistante commerciale. En effet, en déléguant certaines tâches à votre assistante, vous pourrez vous focaliser sur l’amélioration de la notoriété de votre marque et le développement de votre entreprise. Une assistante commerciale gère vos appels, vos réunions et vos rendez-vous. Elle se chargera absolument de tout pour que vous ne vous concentriez que sur les choses essentielles. Dans une entreprise, le temps vaut l’or. Et cela, quelle que soit sa taille. Chaque seconde compte. De ce fait, au lieu de vous occuper de tout ce qui se passe au sein de votre entreprise, pourquoi ne pas déléguer la majeure partie de ces éléments à une personne compétente et vous concentrer sur l’essentiel ? De cette façon, les bénéfices seront plus visibles et plus satisfaisants.

Une aide précieuse dans les documents

Outre le gain de temps, faire appel à une assistante commerciale est également une grande aide dans les documents. Le domaine du commerce est rattaché à de nombreux documents. Parfois, que ce soit dans la rédaction ou dans la gestion, ces documents peuvent nous casser la tête. Sans parler du temps que cela peut nous prendre. Pour éviter cela, l’idéal sera certainement de faire appel à une assistante commerciale. Cette dernière se chargera intégralement de vos documents, depuis la rédaction jusqu’à la conservation, en passant par la mise à jour. Les bons de commande, les devis la facturent et tant d’autres paperasses sont classées en fonction des dates ainsi que de son importance. Ce qui optimise le suivi des opérations dans votre société.

Un développement rapide de la société

Avec l’aide d’une assistante commerciale, vous pourrez connaitre facilement les besoins et les attentes de vos clients. En effet, votre assistante sera à tout moment en contact avec les fournisseurs et les clients. De ce fait, elle connait les attentes de tous vos clients dans les moindres détails. Pour développer davantage votre entreprise, pour augmenter votre profit et pour générer plus de bénéfices, vous pourrez trouver des solutions dans le but d’augmenter la satisfaction de vos clients. Ce qui vous mènera vers une augmentation de vente et une hausse considérable du profit.

Contacter une assistante commerciale est très bénéfique pour votre société. Seulement, il faut trouver une bonne professionnelle, une professionnelle compétente et digne de ce nom. Une meilleure assistante commerciale doit avoir une certaine connaissance dans l’organisation, dans le domaine bureautique et dans le monde de la relation. Il faut également qu’elle ait un bon sens de contact et un sens de communication afin d’attirer plus de clients dans votre entreprise.

Envie de vous lancer dans la création ou dans la modification d’une entreprise ? Pour que tout se déroule comme il se doit, vous devrez vous occuper de plusieurs procédures. Outre les démarches fiscales, comptables et juridiques, vous devrez également réaliser des procédures administratives. Pour vous donner une idée des démarches que vous devrez effectuer, voici quelques points à considérer.

Trouver la forme juridique de l’entreprise

Que vous souhaitiez créer ou modifier une entreprise, la première chose que vous devez faire est de trouver la forme juridique. Cette dernière varie en fonction de l’activité exercée par la société et des associés. Le choix de la forme juridique de la société ne doit pas s’effectuer à la légère, étant donné que cela tient une place importante dans la suite des démarches, notamment dans le monde juridique, comptable, fiscal, social et organisationnel. En ce qui concerne le statut juridique, vous avez le choix entre l’entreprise individuelle (EI), l’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL), la société à responsabilité limitée (SARL), l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), la société anonyme (SA), la société par actions simplifiées (SAS), la société par actions simplifiées unipersonnelle (SASU) et la société civile professionnelle (SCP).

S’affilier aux assurances sociales

Après que vous avez choisi la forme juridique de votre entreprise, vous devez penser à vous affiler dans plusieurs assurances sociales. Les principales assurances que chaque entreprise doivent souscrire sont l’assurance vieillesse et survivant, l’assurance invalidité ainsi que l’allocation pour perte de gain. De manière générale, la cotisation pour l’AVS et l’AI est partagée entre la société et l’employé. Une autre protection que vous devrez songer est l’assurance chômage. Cette offre est surtout indispensable si vous souhaitez compenser vos salariés en cas de perte d’emploi, de diminution d’heures de travail, d’intempéries ou d’insolvabilité de l’employeur. Dans ce cas, la cotisation est partagée entre l’entreprise et le salarié.

Tenir une comptabilité rigoureuse

La tenue d’une comptabilité est faite pour toutes les entreprises. Toutefois, à noter que cela dépend principalement de la forme juridique de la structure de la société et de sa taille. Le Code des Obligations partage les sociétés en trois catégories : les petites entreprises, les entreprises ordinaires et les grandes entreprises. Pour les entreprises ordinaires, il faut que la comptabilité soit détaillée. Vous devez réaliser des bilans, des comptes de résultat et des annexes. Quant aux grandes entreprises, elles doivent réaliser un tableau de financement, un bon rapport annuel et l’annexe aux comptes étendus. Dans tous les cas, il est toujours important de faire appel à un expert-comptable pour éviter les erreurs et pour faciliter la réalisation de ces étapes.

Entreprendre les formalités administratives

Pour ce qui est des formalités administratives, commencez par trouver les membres de la direction. Ensuite, pensez à vous lancer dans l’organisation des activités. Réalisez une étude de marché et mettez en place une bonne stratégie marketing adaptée sur le plan de votre business. Vous devrez également vous occuper de l’ouverture d’un compte professionnel pour la société et la création d’un site internet. Associé à cela, vous devrez réserver un nom de domaine et faire le dépôt de la marque. En cas de besoin, n’hésitez pas à demander des conseils à un professionnel en la matière.

Dans la plupart des cas, les problèmes d’inconduite des employés peuvent être traités de manière informelle. Un mot discret et un rappel de vos normes pourraient bien suffire. Cependant, si vous avez un employé qui présente des problèmes de faute répétée ou grave, vous devez suivre la démarche administrative du licenciement. Quelle que soit la cause du licenciement, l’employeur doit toujours suivre toutes les démarches nécessaires. Pour vous aider à y voir plus clair, dans cet article, nous allons vous détailler les trois principales démarches d’un licenciement.

La convocation du salarié

La première étape du licenciement est la convocation du salarié pour passer un entretien avec l’employeur. La convocation peut s’effectuer par l’envoi d’une lettre recommandée, d’une lettre remise en main propre ou par un autre moyen comme un système rapide de courrier ou l’intermédiaire d’un huissier de justice. Quel que soit votre choix, il faut que la lettre contienne l’objet de l’entretien (c’est-à-dire la possibilité du licenciement), les détails de l’entretien (date, heure et lieu) et la possibilité de demander à un tiers de l’entreprise d’assister le salarié durant son entretien. Toutefois, s’il n’y a personne pour représenter le salarié, il peut demander à un conseiller du salarié de l’accompagner durant son entretien. Dans ce cas, il faut juste donner les coordonnées de la mairie ou de l’inspection du travail au salarié. De cette manière, ce dernier peut connaitre la liste des conseillers et choisir celui qui va l’assister. Ce cas est plutôt rare, car souvent, les entreprises possèdent des représentants du personnel.

Le déroulement de l’entretien

En principe, l’entretien doit avoir lieu dans les 5 jours ouvrés après la réception de la lettre recommandée ou de la remise en main de la lettre de convocation. Durant l’entretien, l’employeur doit expliquer en détail les causes et les motifs de la décision qu’il a pris. Une fois que le salarié entend toutes les raisons, il peut donner ses raisons et ses explications. Tout le long de son entretien, il ne faut pas que l’employeur évoque le terme du licenciement. Il doit juste dire les raisons de son mécontentement et demander des explications au salarié en question. Lors de l’entretien, le salarié n’est pas obligé de se présenter. S’il ne vient pas, personne ne peut lui rapprocher cela. Et bien évidemment, il ne sera pas sanctionné à cause de cette absence. Cependant, l’absence ne remet pas en cause les décisions de la suite des procédures.

La lettre du licenciement

De manière générale, la lettre de licenciement doit être remise au salarié au moins 2 jours ouvrables après la réalisation de l’entretien avec le salarié. Toutefois, s’il s’agit d’un licenciement pour motif disciplinaire, la lettre de licenciement doit être remise dans un délai de 1 mois maximum, après la date de l’entretien. Dans tous les cas, la lettre doit contenir le vrai motif du licenciement qui varie évidemment d’un salarié à un autre. Si le motif n’est pas bien clair, on peut dire que le licenciement n’est pas sérieux. Outre le motif, il faut également que la lettre du licenciement comporte la signature de l’employeur. Si ce dernier n’est pas disponible, la lettre peut être signée par une personne désignée par le dirigeant.

Quelle que soit votre activité, quelle que soit la taille de votre entreprise, les démarches administratives font partie des incontournables pour assurer le bon fonctionnement de la société. Cela dit, considérer l’organisation de l’entreprise en second plan est une grande erreur que l’on doit éviter à tout prix pour ne pas avoir à confronter les mauvaises surprises dans le futur. Pour vous aider à réaliser efficacement les démarches administratives de votre entreprise, voici quelques principes que vous pouvez adopter.

L’organisation avec les courriers

De manière générale, une entreprise ne peut se séparer des courriers. Ces derniers concernent principalement les factures à régler, le bon de commande, les impôts et d’autres paperasses. Quel que soit le type de courrier, il faut toujours qu’il soit daté à l’aide d’un tampon. Le contenu du courrier doit être signé par le dirigeant ou le responsable de l’envoi. Dans la mesure du possible, la rédaction et l’ouverture du courrier doivent être effectuées par le secrétaire, le comptable, les dirigeants, les clients ou les fournisseurs. En ce qui concerne la distribution, parce que le courrier contient souvent des informations discrètes et sensibles, mieux vaut confier le partage à une personne digne de confiance. N’oubliez pas de bien préciser l’adresse pour que le courrier puisse arriver à la bonne destination. Tous les documents doivent être photocopiés pour que la société ait une copie.

Règlements ou encaissements

S’il y a une opération importante dans une entreprise, c’est le compte. Les règlements ainsi que les encaissements doivent être bien détaillés. Lors des achats, la facture doit être minutieusement vérifiée à partir du bon de commande et du bon de livraison. Chaque facture doit contenir le mode de règlement, la somme payée, ainsi que la date du paiement. Par la suite, il faut comptabiliser la facture et les mettre dans un classeur organisé. Pour éviter les erreurs, pensez à mettre les carnets de chèques et les remises de chèque dans un endroit fermé et confidentiel. En ce qui concerne les modalités de paiement, les virements et les prélèvements sont toujours à prioriser. De cette manière, il serait beaucoup plus facile et beaucoup plus rapide de gérer les comptes.

Trésorerie

Une entreprise sans trésorerie est comme une voiture qui se trouve au milieu du désert sans essence ni autre moyen pour rejoindre un village. En d’autres termes, la trésorerie est vitale pour une entreprise. Pour assurer l’organisation de la trésorerie, vous devez penser à réaliser un rapprochement bancaire une fois par semaine ou une fois par mois. À tout moment, vérifier votre solde. Étant donné que vous allez longtemps collaborer avec l’organisme banquier, autant réduire les tensions financières. Pour cela, vérifiez régulièrement votre compte. Et si vous remarquez quelques choses d’anormales, parlez directement au banquier.

Facturation

Pour les services comptables, pour les partenaires et pour toute l’équipe au sein d’une entreprise, établir un système de facturation précis est indispensable. Cela est dans le principal objectif d’optimiser la trésorerie de la société, tout en diminuant les risques des erreurs. Aujourd’hui, il existe un grand nombre de systèmes de facturation. Trouver celui qui s’adapte le plus à votre entreprise et à vos besoins sera de ce fait une simplicité. Quoi qu’il en soit, choisissez juste un système facile à comprendre et à manipuler.

Également appelée aide-comptable, une assistante comptable est une personne qui réalise les tâches en relation avec les bases de la comptabilité. Faire appel à une assistante comptable, quelle que soit la taille de votre entreprise, est une grande nécessité. C’est une aide précieuse pour alléger les tâches et pour avoir un gain de temps. Cependant, comme tout autre salarié, il est toujours très important de trouver une bonne assistante comptable, une professionnelle digne de ce nom, pouvant assurer ses tâches. Pour vous donner une idée de la fonction et de l’importance de l’embaucher, dans cet article, nous avons regroupé quelques informations sur le métier d’une assistante comptable.

Les missions d’une assistante comptable

Une assistante comptable tient un rôle très important au sein d’une entreprise. Ce qui est tout à fait logique, étant donné que la comptabilité fait partie des éléments vitaux, que vous soyez une PME, une TPE ou une grande entreprise. En ce qui concerne les missions de cette experte, une bonne assistante comptable doit réaliser la saisie des opérations comptables quotidiennes. Elle doit également pointer les rapprochements bancaires, éditer les bulletins de paie, déterminer les frais que l’entreprise doit rembourser à chaque salarié et réaliser la balance comptable. En outre, c’est également à l’aide-comptable de vérifier tous les documents comptables. Il faut que ces derniers soient exempts d’erreurs et de fraudes. En cas de doute, elle doit informer immédiatement sa hiérarchie. En deux mots, une aide-comptable est le bras droit d’un comptable. Elle permet à ce dernier de gagner du temps afin de se concentrer sur d’autres tâches.

Les compétences et les qualités requises

Parce qu’une assistante comptable joue un rôle très important au sein d’une société, il est plus que nécessaire qu’elle dispose d’une certaine qualité pour exercer ses fonctions comme il se doit. De l’autre côté, il est également important que cette professionnelle ait quelques bonnes qualités. En ce qui concerne les compétences, une assistante comptable doit être à l’aise avec les chiffres. La maitrise des outils bureautiques est de ce fait une nécessité pour les personnes qui souhaitent entrer dans ce domaine. Elle doit également maitriser les logiciels en relation avec la comptabilité, avec la trésorerie et avec la comptabilité analytique. Pour ce qui est des qualités, une bonne assistante comptable est à l’aise avec les gens. Elle a un bon esprit d’équipe et un bon sens de l’organisation. Par ailleurs, être une bonne assistante comptable requiert du dynamisme, de la curiosité et de la réactivité.

Dans quel environnement travaille une assistante comptable ?

L’aide-comptable ou l’assistante comptable peut travailler dans un cabinet d’expertise comptable. Dans ce cas, il réalise le suivi des dossiers. En outre, il est aussi possible qu’elle travaille dans une entreprise ou une administration, en intégrant un service comptable dédié. Quoi qu’il en soit, les journées d’une assistante comptable se résument par le traitement des dossiers et de divers documents. Très souvent, l’aide-comptable réalise également de saisies sur les outils informatiques. Le métier d’une assistante comptable peut parfaitement s’évoluer en fonction de ses compétences et de son expérience. Elle pourra devenir responsable de service comptable ou même expert-comptable et ouvrir un jour son propre cabinet. Pour y parvenir, il faut travailler correctement, en mettant en valeur votre savoir-faire et toutes vos qualités.

Également appelée secrétaire de direction, une assistante de direction est le véritable bras droit du dirigeant ou d’un chef de service d’une entreprise. Sa principale fonction est d’alléger les tâches de son supérieur, que ce soit au niveau des tâches administratives ou au niveau des tâches organisationnelles. En tant que salariée indispensable au sein d’une entreprise, une assistante de direction doit disposer d’une certaine compétence et de quelques qualités.

Mission principale d’une assistante de direction

Une assistante de direction accompagne les responsables de la société dans la gestion de ses activités dans le quotidien. C’est elle qui se charge intégralement de l’organisation de l’agenda de son supérieur. Par conséquent, elle prend en note tous les rendez-vous, gère les appels téléphoniques et les organise en fonction de leur importance. C’est également à l’assistante de direction de gérer et d’organiser les déplacements de son supérieur.

Lors des réunions, elle doit arriver en avance pour préparer les dossiers de communication. Et une fois que la réunion est terminée, elle doit réaliser la rédaction du compte rendu. Travailler dans le domaine de l’assistance de direction signifie également que vous devrez gérer un grand nombre de paperasses. Elle gère le fonds documentaire, conserve les documents essentiels et jette ceux qui n’ont pas d’importance. Dans de nombreux cas, l’assistante s’occupe également de la gestion des dossiers comme les négociations et les préparations du budget.

Compétences requises

L’assistante de direction joue un rôle très important au sein d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle elle doit avoir une certaine compétence. Généralement, pour être une assistante de direction au sein d’une entreprise, il faut avoir une maitrise parfaite des outils informatiques, plus précisément les outils bureautiques. Connaitre les logiciels de gestion sera un atout. En effet, il est possible que l’assistante de direction ait à effectuer des tâches en relation avec la gestion. En outre, parce que c’est elle qui s’occupe de toutes les organisations, il faut qu’elle ait une compétence rédactionnelle, tout en respectant les règles de la grammaire et de l’orthographe.

Diplômes nécessaires

Pour ce qui est des diplômes nécessaires pour être une bonne assistante de direction, aujourd’hui, il est de plus en plus difficile d’accéder à ce poste avec un bac. Il faut que vous ayez au moins un bac+2 dans le domaine de la gestion de la PME ou de l’assistance de manager. Si vous avez un DUT Gestion administrative et commerciale ou un DUT gestion des entreprises et des administrations options petites et moyennes organisations, vous pouvez également postuler pour cet emploi. Toutefois, si vous avez des diplômes plus élevés comme une licence, un master en économie ou un diplôme en école de commerce, votre chance de décrocher un emploi est plus élevée.

Qualités attendues

En ce qui concerne les qualités que doit avoir une assistante de direction, elle doit principalement être à l’aise avec les supports de communication, comme le téléphone et les outils informatiques. En outre, elle doit également avoir un sens de la communication et de l’organisation. Elle doit être curieuse, dynamique et très réactive. En outre, étant donné qu’elle doit s’occuper du planning et d’autres tâches confidentielles dans la société, l’assistante de direction doit faire preuve de discrétion, de tact et de diplomatie.

Également appelée secrétaire de direction, une assistante de direction est l’une des personnes qui tiennent une place très importante au sein d’une entreprise. C’est le bras droit du directeur. Elle l’accompagne dans plusieurs tâches, gère ses rendez-vous et réalise plusieurs tâches afin de lui faire gagner en temps et en efficacité. Faire appel à une assistante de direction procure un grand nombre d’avantages à chaque société. Mais encore faut-il trouver la bonne assistante pour un maximum de satisfaction dans le quotidien.

Qu’est-ce qu’une assistante de direction ?

Que ce soit dans les PME, dans les TPE ou dans les grandes entreprises, faire appel à une assistante de direction est une nécessité dans le quotidien. C’est elle qui se charge des tâches comme la tenue de l’agenda du directeur, le traitement du courrier, la rédaction des comptes rendue de toutes les réunions, la préparation des réunions, l’organisation des voyages et la conservation des documents. Selon l’activité de la société, l’assistante de direction peut également se charger de la recherche des fournisseurs et de l’élaboration du budget sur un projet.

Pourquoi contacter une assistante de direction ?

Quel que soit votre secteur d’activité, faire appel à une assistante de direction est une étape à ne pas négliger. Tout simplement parce que cela peut vous faire gagner un temps considérable. En effet, en déléguant certaines tâches à une assistante et en la laissant gérer votre planning, vous avez plus de temps pour vous focaliser sur le développement de votre société. Vous aurez quelqu’un que vous pourrez avoir confiance tandis que vous vous occupez d’autres choses. Ce qui vous permet d’augmenter rapidement le profit de votre entreprise ainsi que la notoriété de votre marque.

Quelles sont les qualités d’une assistante de direction ?

Étant au cœur de la communication interne et externe d’une société, une assistante de direction doit être une bonne communicante. En outre, elle doit avoir une certaine qualité dans le domaine de l’expression et de la compréhension. Étant donné qu’elle se charge particulièrement du planning du dirigeant de la société, l’assistante de direction doit avoir un bon sens dans le monde de l’organisation. Elle doit également être à l’écoute et savoir trouver rapidement des solutions, tout en se servant des informations à sa disposition. La maitrise des langues étrangères est un atout, surtout pour les entreprises internationales.

Comment trouver une bonne assistante de direction ?

Il existe de nombreuses façons d’embaucher une assistante de direction. De nombreux assistants, à l’étranger et au pays, se présentent comme agents d’exécution sur les sites d’emploi et se font concurrence sur les prix. Cependant, embaucher un candidat strictement en fonction de son prix, de son intérêt pour le poste et de sa disponibilité pour remplir le rôle est une erreur à éviter. Il est de loin préférable d’embaucher pour une collaboration à long terme. Ceci est réalisé en embauchant un candidat qui exprime sa passion pour le poste et son enthousiasme pour le but qu’il remplira au sein de votre entreprise. Il faut aussi qu’elle maitrise ses tâches. L’embauche par passion, objectif et compétence exige que vous ayez une vision à long terme du poste et de la manière dont un candidat vous aidera à concrétiser les objectifs de votre entreprise.

Le métier d’une assistante est de seconder le dirigeant, le directeur ou le président d’une entreprise. Les tâches varient en fonction de l’activité de la société, de sa situation et de sa position (nationale ou internationale). Mais de manière générale, l’assistante assure la majeure partie du développement de la société. Elle est le bras droit du dirigeant. Elle se charge de l’élaboration de son planning et de nombreuses autres tâches. Ces fonctions requièrent une bonne connaissance et une certaine compétence dans plusieurs domaines, notamment le domaine de l’informatique. Envie de devenir assistant(e) ? Faisons un point sur les principales compétences que vous devez avoir dans l’informatique.

Les outils bureautiques

L’assistant(e) se charge de nombreuses tâches liées aux documents. Dans son quotidien, l’assistante doit faire des traitements de textes, rédiger des comptes rendus, faire la mise au point des réunions, élaborer un planning, présenter des projets… Toutes ces tâches demandent la maitrise parfaite des outils bureautiques. Que ce soit le Word, l’Excel ou PowerPoint, l’assistant doit connaitre ces outils et les maitriser afin d’être un professionnel digne de ce nom. Pour ne pas se retarder sur le travail, avoir une rapidité de frappe est un atout incontournable. En outre, étant à la charge des traitements de textes et de certaines rédactions, il faut que l’assistante ait un niveau correct en grammaire et en orthographe.

Les logiciels indispensables dans une société

Outre les outils bureautiques, une bonne assistante doit également avoir une bonne compétence dans le domaine des logiciels. En effet, aujourd’hui, les logiciels font partie intégrante de la vie d’une société pour faciliter et accélérer les tâches dans le quotidien. Il existe autant de logiciels que chaque professionnel peut trouver celui qui convient le plus à ses besoins et à la situation. Pour optimiser la communication avec les clients, pour faire les contrats de travail selon les normes, pour réaliser des fiches de paie ou pour assurer la gestion des congés payés et des absences, il existe des logiciels appropriés à chaque tâche. Et l’assistant doit les connaitre pour réaliser correctement ses fonctions, tout en évitant les erreurs.

Recherche sur Internet

De nos jours, Internet est notre meilleur allié. Et cela, aussi bien dans le domaine professionnel que dans le domaine personnel. Au sein d’une entreprise, une assistante doit être curieuse, réactive et dynamique. Il/elle doit toujours réaliser des recherches sur Internet pour connaitre les choses en vogue. Des recherches doivent également être effectuées pour avoir une idée sur les démarches afin de pouvoir se démarquer et de développer la notoriété de la marque. Cela dit, un bon assistant(e) doit parfaitement être à l’aise avec Internet et les recherches.

D’autres compétences à avoir

Certes, il est vrai que la compétence en informatique est un élément vital pour une assistante. Cependant, outre ce domaine, avoir une compétence linguistique est également important. Tout simplement parce qu’il est fort probable que vous devrez discuter avec un client ou un fournisseur étranger. Pour véhiculer une bonne image de la société, l’assistant doit maitriser plus d’une langue. Et cela, que ce soit à l’écrit ou à l’oral. Les compétences dans le domaine de la communication et le bon sens dans l’organisation sont également très importantes pour être un expert digne de ce nom.

De nos jours utiliser son logement (intégralement ou en partie) pour un usage professionnel est devenu fréquent.

Des formalités administratives sont cependant nécessaires, au regard notamment du changement d’usage ou de destination.

Dans la plupart des cas il vous faudra solliciter 2 autorisations, selon 2 démarches indépendantes :

• une autorisation de changement d’usage, qui relève des règles de la construction et de l’habitation
• une autorisation de changement de destination, qui relève des règles de l’urbanisme.

Explications

Autorisation de changement d’usage :

L’usage d’un bâtiment ou d’un logement, concerne son profil juridique et l’utilisation qui en est faite. La notion d’usage est définie et encadrée par le Code de la construction et de l’habitation.

L’encadrement de l’usage des logements au sein d’une commune, permet de contrôler la répartition et l’équilibre entre le nombre de logements d’habitation et le reste des utilisations de bâtiments.

Le changement d’usage ne concerne que les cas où un local d’habitation est converti pour un autre usage, ce qui est le cas lorsque l’on souhaite utiliser son logement d’habitation comme local professionnel.

Cependant l’autorisation de changement d’usage n’est obligatoire que dans les situations suivantes :

• si votre projet de transformation concerne un local d’habitation(toutes catégories de logements et leurs annexes, même les logements-foyers, loges de gardien, chambres de service, logements de fonction, logements inclus dans un bail commercial ou encore locaux meublés).
• si le logement est situé dans les communes de plus de 200 000 habitants et dans les départements des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94), sauf dans les zones franches urbaines (ZFU).

A savoir :

Si vous ne voulez transformer qu’une partie de votre logement, sachez que l’autorisation de changement d’usage n’est pas obligatoire lorsque l’activité professionnelle est exercée par le ou les occupants dont la résidence principale se situe dans le local en question et lorsque cette activité n’implique aucune réception de clientèle, ni de marchandises.

Pour être plus clair, si vous passez votre journée devant un ordinateur dans une pièce de la maison ou constamment en intervention à l’extérieur, vous n’avez pas d’obligation.

Par contre, si vous désirez accueillir des patients, des clients ou réceptionner des marchandises, une demande de changement de situation vous sera nécessaire.

Autorisation de changement de destination :

Les changements de destinations s’attachent au local et sont donc définitifs au regard des règles d’urbanisme, limitativement énumérés par le plan local d’urbanisme (PLU) : habitation, hébergement hôtelier, bureaux, commerces, artisanat, industrie, entrepôts, etc.

La transformation d’un logement en local professionnel (ou d’un commerce en bureaux ou habitation par exemple) constitue un changement de destination soumis au contrôle de l’administration et doit donc recevoir une autorisation d’urbanisme.

Le type de demande d’autorisation d’urbanisme dépend de l’existence ou non de travaux, selon les 2 situations suivantes :

• Soit le changement de destination est accompagné de travaux créant plus de 20 m² de surface de plancher (ou 40 m² pour un projet dans une zone U d’un PLU) ou modifiant les structures porteuses ou la façade de l’immeuble : un permis de construire est nécessaire.
• soit le changement de destination s’effectue sans travaux, ou avec des travaux d’aménagement intérieur légers : seule une déclaration préalable est exigée.

Le code de l’urbanisme prévoit également, en cas de changement de destination ayant pour objet la création de locaux de travail dans la région Île-de-France, l’obligation d’obtenir un agrément administratif.

L’agrément doit être demandé si le projet concerne une surface de plus de 1 000 m², un seuil qui dispense dans les faits un grand nombre de transformations de logements à des fins professionnelles.

L’autorisation est à demander auprès de la mairie.

A ne pas oublier dans les 2 cas :

Administration fiscale :

Les changements d’affectation des propriétés bâties et d’utilisation des locaux à usage professionnel ou commercial doivent être déclarés auprès de l’administration fiscale afin de mettre à jour la valeur locative cadastrale des locaux, base du calcul de la taxe foncière.

Le propriétaire doit adresser, au bureau du cadastre dont dépendent les locaux, la déclaration IL n°6704 dans les 3 mois (90 jours) de la réalisation du changement d’affectation.

Assurance :

Vérifiez les changements potentiellement induits au niveau de votre assurance. En effet, il est probable que votre contrat ne corresponde plus au nouvel usage ou à la nouvelle destination du bâtiment et qu’en conséquence vous ne soyez plus couvert en cas de sinistre.

Bailleur et Copropriété :

Si votre activité respecte les statuts du règlement de la copropriété, vous n’aurez logiquement aucun mal à obtenir l’accord écrit des copropriétaires. En revanche, si l’activité est susceptible de nuire à leur tranquillité ou de générer du passage dans les parties communes, l’obtention de cet accord risque d’être fortement compromise.

Une autorisation similaire est nécessaire si vous êtes locataire du logement. Et là aussi, en fonction de l’activité exercée, le bailleur peut se montrer plus ou moins réticent.

A vous de savoir vous montrer persuasif…

#habitation #travaux #localprofessionnel #urbanisme #bailleur #copropriete #autorisations #mairie

« Toute transformation, quel qu’en soit le genre, apporte une nouvelle vie à la nature humaine »

Abel Yanguel

REQUALIFICATION D’UN CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICE EN CONTRAT DE TRAVAIL

Utiliser les services d’un auto entrepreneur plutôt que d’embaucher un salarié présente des avantages financiers certains pour un employeur.

A rémunération égale pour le travailleur, l’auto entrepreneur coûte bien moins cher à l’employeur car il paye lui-même ses propres cotisations sociales.

Ce procédé très prisé par les plates-formes numériques conduit inéluctablement à la précarisation de l’emploi. 

Dès lors que la relation entre le prestataire et l’employeur est rompue, le prestataire peut solliciter le CPH (Conseil de Prud’hommes) pour une requalification de contrat de prestation de service en contrat de travail.

Quel intérêt a le prestataire à tenter de faire requalifier sa relation en contrat de travail ?

L’intérêt est de faire juger par un Conseil de Prud’hommes (CPH) la fin de la relation contractuelle comme un licenciement abusif, sans cause réelle et sérieuse, avec toutes les conséquences que cela emporte, à savoir : Le paiement d’un préavis, d’une indemnité de licenciement, et des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Quelles sont les raisons qui amènent le  prestataire à solliciter la requalification de son contrat de prestation de service en contrat de travail ?

C’est la rupture de la relation contractuelle à l’initiative de la société et l’absence de perspective de revenus futurs qui amène bien souvent le prestataire à solliciter le Conseil de Prud’hommes.

Avant d’examiner les demandes indemnitaires formées par le prestataire, le Conseil de Prud’hommes, pour justifier sa compétence, va donc rechercher si la nature des relations ayant existé entre la société et le prestataire peut s’analyser en un contrat de travail.

Dans l’affirmative, le Conseil examinera ensuite les demandes indemnitaires du prestataire / salarié.

Dans la négative, il se déclarera incompétent et renverra l’affaire devant la juridiction commerciale.

Petit rappel de  la règle de droit :

-         Le contrat de travail se caractérise par un lien de subordination entre un salarié et un employeur.

-         L’existence d’un contrat de travail dépend des circonstances dans lesquelles est exercée l’activité, peu importe qu’il existe entre elle un contrat de prestation de service.

A noter :

Même si ce contrat prévoit que « la relation entre le prestataire et le client n’est pas de nature à caractériser un contrat de travail », le risque de requalification dépendra des circonstances dans lesquelles est rendue la prestation.

Ce qui différencie le contrat de travail de la prestation de service, c’est que le contrat de travail est caractérisé par un lien de subordination qui suppose que l’exécution du travail soit réalisée :

-         sous l’autorité d’un employeur,

-         qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives,

-         d’en contrôler l’exécution,

-         et de sanctionner les manquements de son subordonné.

Le prestataire doit pour cela prouver l’état de subordination dans lequel il aurait réalisé la prestation, caractérisant ainsi un contrat de travail.

Quelles sont les précautions à prendre par la société ?

Il faut s’assurer :

-         que le prestataire a sa propre entité juridique de prestation de service, un site internet, et sa propre adresse email.

-         Que lorsqu’il lui est demandé d’intervenir, il est interrogé sur sa disponibilité, ainsi il a tout loisir d’accepter ou de refuser la prestation proposée.

-         Qu’il ne lui est pas imposé d’horaires de travail, ce qui n’empêche pas de fixer des heures d’intervention, comme à tout prestataire, donc indépendant dans l’organisation de son activité professionnelle.

-         Que les honoraires sont en fonction des prestations effectuées, la prestation ayant fait l’objet d’un devis, puis d’un bon de commande, puis d’une facturation précisant le contenu de la prestation.

-         Que s’il peut être interrogé sur ses dates de congés pour connaître ses disponibilités, ses dates ne lui sont pas imposées par la société, et qu’il demeure libre de tenir compte ou non des convenances de la société pour les fixer.

-          Que s’il existe de fait une exclusivité au profit de la société, cette exclusivité n’a pas été imposée par la société mais résulte d’un libre choix du prestataire.

Quels sont les éléments que doit rassembler la société lorsqu’elle est poursuivie devant le CPH ?

Des échanges d’emails démontrant qu’à aucun moment la société n’a considéré le prestataire comme un salarié.

La plus grande attention doit être apportée aux emails échangés avec un prestataire, d’autant qu’aujourd’hui, le style souvent télégraphique des emails permet de les interpréter comme des directives, des ordres, alors qu’ils n’en sont pas.

Des bons de commandes, factures, échanges d’emails entre la société et le prestataire démontrant que le prestataire a toujours été libre d’accepter ou de refuser la prestation proposée, que ces échanges ne contiennent aucune instruction contraignante donnée par la société au prestataire au-delà des échanges propres à une relation de donneur d’ordre à prestataire.

Se faire remettre via le RCS, les comptes du prestataire pour démontrer, par comparaison de chiffre d’affaires, que la société auprès de laquelle il sollicite la requalification en contrat de travail n’est pas l’unique source de son chiffre d’affaires, l’intéressé se comportant donc bien comme un prestataire de service vis-à-vis des tiers.

Faire état du site internet du prestataire et prouver ainsi qu’il s’affiche comme tel.

Démontrer, toujours par une analyse des comptes, que le prestataire avait son proprematériel avec lequel il a réalisé la prestation. Une fois démontrée l’absence de contrat de travail entre le prestataire et la société, alors le CPH saisit , n’aura plus qu’à se déclarer incompétent pour connaître de la rupture de ce contrat.

Le CPH qui s’estime incompétent renverra donc l’affaire devant la juridiction civile ou commerciale qui jugera du caractère brutal ou non de la rupture de la relation.

A noter :

Le CPH qui se déclare incompétent peut néanmoins condamner le prestataire demandeur à des frais d’avocats ainsi que le condamner aux dépens, voire à des dommages et intérêts pour procédure abusive si effectivement les circonstances le justifient.

Vous entendez souvent parler de frais professionnels sans jamais vraiment savoir ce qu’ils couvrent ?

Sachez que vous n’avez pas à supporter financièrement la majorité des dépenses liées à votre entreprise.

En tant que gérant, les frais supportés à l’occasion de l’exercice de votre fonction peuvent être pris en charge par votre société au titre des frais professionnels.

Pour vous faire rembourser dans les meilleures conditions, suivez le guide !

Conditions à respecter

Les frais remboursables d’un gérant sont très encadrés par la réglementation :

• ils doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
• ils doivent faire l’objet d’un justificatif (facture, note de frais).
• ils doivent être détaillés à l’euro près.

Attention : les frais ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement sous forme de forfait, au risque d’être soumis à une imposition puisqu’ils seront considérés comme une rémunération.

En cas de non-respect, si le remboursement d’une dépense professionnelle s’avère ne pas être dans l’intérêt de l’entreprise, disproportionné, sans rapport avec l’activité de l’entreprise ou sans justificatif,  elle est alors requalifiée en rémunération et subit l’imposition qui correspond.

Bon à savoir : les frais professionnels sont à l’origine de nombreux redressements fiscaux.

Frais remboursables au gérant

D’une façon générale :

• les frais de transport.
• les frais de déplacement (hôtels, billets d’avion, billets de trains, etc.).
• les frais de bouche ou frais de repas (le nom et la qualité des invités doivent être indiqués sur le justificatif).
• les frais d’habillement, uniquement si ces vêtements sont obligatoires
• dans le cadre d’une représentation (blouses de chimiste, d’avocats)
• les frais de cadeaux aux clients, (aux prospects, aux fournisseurs).
• les frais de création d’entreprise (frais d’immatriculation, annonces légales, honoraires de consultants)
• Les frais professionnels peuvent être totalement avancés par le salarié, ou alors anticipés par l’employeur. Dans les deux hypothèses, ils doivent être remboursés par l’entreprise

Attention :

Les frais de télétravail sont-ils considérés comme des frais professionnels ?

Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’employeur n’a plus l’obligation légale de prendre à sa charge les frais professionnels du salarié en télétravail.

Néanmoins, l’Urssaf met à disposition des employeurs un tableau des frais engagés par le salarié en télétravail. Elle précise qu’en règle générale, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Pour elle, les frais générés par le télétravail sont réputés être des dépenses inhérentes à l’emploi, qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sous réserve de justificatifs des dépenses réelles.

Bon à savoir : des barèmes forfaitaires d’indemnités kilométriques sont édités tous les ans.

Toutefois, un gérant qui exerce son activité à domicile peut se faire rembourser par son entreprise une partie du loyer et certaines charges (Internet, forfait téléphone, une partie de sa facture d’électricité).

Modalités de remboursement

Les justificatifs des frais engagés par un gérant pour l’intérêt de sa société sont à conserver dans un double objectif :

• Le remboursement des frais ne peut être opéré qu’à partir de ces justificatifs.
• Ces frais sont des charges déductibles pour la société qui doit aussi conserver les justificatifs.

Tous les frais doivent faire l’objet d’un relevé mensuel sur lequel apparaît    la date, la nature et la justification de cette dépense.

Le gérant doit adresser ce relevé de frais professionnels à la comptabilité de l’entreprise tous les mois avec les justificatifs correspondants pour pouvoir être remboursé.

Le gérant doit conserver une copie de ce relevé mensuel de frais professionnels.

Les frais professionnels sont-ils imposables ?

Que votre employeur rembourse vos frais professionnels au réel ou par forfait, comme contribuable, vous devrez faire un choix fiscal lorsque vous remplirez votre déclaration d’impôt : opter pourles frais réels ou opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

#gerants #frais #remboursement #entreprises

« Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise »

Richard Branson

Pour commencer, il existe 3 statuts de conjoint du chef d’entreprise :

Le conjoint collaborateur, le conjoint salarié et le conjoint associé.

C’est le chef d’entreprise qui fait la déclaration du statut de son conjoint ou sa modification.

Il fait cette déclaration auprès de son CFE (Centre des Formalités d’entreprises), soit lors de l’immatriculation de

l’entreprise, soit quand le conjoint commence son activité.

Au 1er septembre 2021, une nouvelle formalité, instituée par un arrêté du 6 août 2021, entre en vigueur : le conjoint ou partenaire pacsé doit désormais signer une attestation sur l’honneur pour confirmer le choix de son statut, qu’il peut changer à tout moment.

Voyons ensemble maintenant à quel statut vous correspondez !

Le conjoint collaborateur

Ce statut est réservé à l’époux ou le partenaire de Pacs d’une personne assurant l’une des fonctions suivantes :

• Entrepreneur individuel
• Gérant associé unique d’une EURL
• Gérant associé majoritaire d’une SARL ou d’une SELARL

Le conjoint doit travailler régulièrement dans l’entreprise, ne pas être rémunéré et ne pas être associé de la société.

Rappel : à compter du 1^er janvier 2023, vous devez vous adresser au guichet unique de formalités des entreprises et non plus au CFE pour ces démarches.

Le conjoint collaborateur bénéficie de la formation professionnelle, d’une protection sociale et doit être affilié à un régime d’assurance vieillesse. À ce titre, il doit payer auprès de la Sécurité sociale des indépendants des cotisations relevant de la retraite de base, de la retraite complémentaire et de l’assurance invalidité-décès.

Si vous êtes micro-entrepreneur, votre époux (se) ou partenaire de Pacs bénéficie aussi des conditions simplifiées de paiement des cotisations sociales liées au régime micro social.

Ce statut de collaborateur prend fin sur simple demande ou automatiquement dans les cas suivants :

• Changement de statut de l’entreprise
• Décès de l’entrepreneur
• Divorce
• Cessation du Pacs

A savoir : lorsque l’époux (se) ou le partenaire de Pacs exerce une activité non salariée ou une activité au sein d’une autre entreprise (au moins à temps partiel), il est présumé ne pas exercer régulièrement au sein de l’entreprise de son conjoint.

Le conjoint associé

Pour obtenir ce statut d’associé, l’époux ou le partenaire de Pacs doit détenir des parts sociales dans l’entreprise (ce qui lui confère un droit de vote lors des assemblées générales de la société) et travailler régulièrement dans l’entreprise.

Lorsque le conjoint est un simple associé, sa responsabilité est limitée à son apport. Toutefois, s’il est cogérant et qu’il commet une faute dans la gestion de l’entreprise, sa responsabilité peut être engagée à hauteur de son patrimoine personnel.

L’associé dans une société soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) peut percevoir des dividendes. N’étant pas considérés comme une rémunération mais comme des revenus de capitaux mobiliers, ils ne sont pas soumis à cotisations sociales, mais donnent lieu au paiement à la source des prélèvements sociaux.

L’associé d’une société soumise à l’impôt sur le revenu (IR) est imposable sur sa quote-part de bénéfices dans la catégorie des BIC, BNC ou des bénéfices agricoles (BA), selon l’activité de l’entreprise.

A savoir : Le statut de l’époux (se) ou partenaire de Pacs associé prend fin si celui-ci cède ses parts sociales. En cas de décès du gérant, l’associé demeure dans l’entreprise tant qu’il détient ses parts sociales et peut poursuivre l’exploitation de cette dernière.

Le conjoint salarié

L’époux ou le partenaire de Pacs doit travailler dans l’entreprise, avoir un contrat de travail (CDD ou CDI) et percevoir un salaire conforme à sa catégorie professionnelle (⩾Smic)

En tant que salarié, il bénéficie de la formation professionnelle et d’une protection sociale.

En principe, la responsabilité du conjoint salarié ne peut pas être engagée. Il ne bénéficie pas d’un mandat pour les actes de gestion.

Attention : si le chef d’entreprise ne déclare pas ou ne mentionne pas le statut choisi dans la déclaration alors le conjoint prend automatiquement le statut de conjoint salarié.

Le conjoint est imposé dans la catégorie des traitements et salaires à l’impôt sur le revenu.

Le salaire du conjoint salarié peut être déduit du résultat imposable de l’entreprise  dans les cas suivants :

• En totalité lorsque les époux sont mariés sous un régime de séparation de biens
• En totalité lorsque le dirigeant a adhéré à un centre de gestion agrée
• Dans la limite du montant annuel du Smic, lorsque les époux sont mariés sous un régime de communauté sans adhésion à un centre de gestion agrée.

Le statut de salarié cessera dans les situations suivantes :

• Démission
• Fin du contrat de travail en cas de CDD
• Licenciement

A savoir : si votre conjoint est micro-entrepreneur, il ne peut pas prendre le statut de conjoint salarié.

#statut #conjoint #chef #entreprise #droit #travail

« Travail et amour, c’est deux roues énormes sur lesquelles roule le chariot du monde ».

Roger Fournier

Avant de vendre ou de céder son entreprise, il est décisif de procéder avec méthode pour déterminer la stratégie de cession la plus pertinente en tenant compte des particularités de votre entreprise et de votre secteur d’activité.

Comment préparer la transmission de l’entreprise ?

Votre réflexion sur la décision à prendre passe par 3 approches que vous aurez à mener de front :

• Une approche psychologique.
• Une approche intellectuelle.
• Une approche technique.

Approche psychologique

Réalisée avec l’aide d’un coach (ou celle d’un bon conseiller, voire celle d’un proche), elle vous permet de réfléchir à la vision de votre avenir à court et moyen terme, et d’anticiper le changement.

Vous pouvez aussi mettre en place certaines actions comme :

• Réaliser un « bilan des compétences ».
• Une formation (formation à la cession, ou pour exercer une nouvelle activité).
• Un développement de votre réseau social pour vous préparer au développement d’une nouvelle activité (bénévole ou lucrative).
• Une recherche de bénévolat dans le cas d’un départ à la retraite.
• Une quête de lieux d’exercice de vos talents (projets professionnels ou personnels).
• Une recherche d’une nouvelle entreprise à reprendre.

Approche intellectuelle

Franchie grâce à des lieux de ressources documentaires telles que (journaux spécialisés, salons, etc.) qui permettent :

• De rechercher des informations sur des modalités de transmission d’entreprise.
• D’établir un plan stratégique de transmission.
• D’analyser les données économiques et les opportunités.
• De recenser les professionnels susceptibles d’intervenir dans le processus.

Approche technique

Réalisée avec l’aide des organismes d’accompagnement à la transmission, elle utilise des outils qui vont vous conduire à la prise de conscience des atouts et faiblesses de votre entreprise.

Les outils proposés sont des outils de diagnostic de l’entreprise et de diagnostic patrimonial.

L’analyse de l’entreprise, sous l’angle de sa transmission, aboutit à la constitution du dossier de cession, point de départ du processus de transmission proprement dit.

Une fois que vous aurez bien préparé votre transmission, il vous faudra estimer la valeur de votre affaire.

Il est très important de ne pas confondre la valeur de votre entreprise et le prix de votre entreprise !

La valeur résulte de différents critères matériels (machines, bâtiments, immobilier..) ou immatériels (brevets, fichiers clients, marques, logiciels…), le prix quant à lui, répond aux critères de l’offre et de la demande.

Deux approches sont généralement utilisées pour déterminer la valeur d’une entreprise : une approche patrimoniale, et une approche dite de rendement.

Approche patrimoniale

Elle vise à évaluer les actifs de l’entreprise (ce qu’elle a en sa possession) et à en déduire la valeur de ses dettes pour obtenir l’actif net, appelé encore situation nette. Cette méthode est notamment utile pour évaluer la valeur de remplacement ou de liquidation d’une entreprise en cas de vente au détail de ses différents biens.

Approche dite de rendement/rentabilité

Elle vise à estimer la capacité d’une entreprise à dégager des bénéfices dans le futur et à en déduire ensuite sa valeur. Elle intègre la part de risque de non réalisation de cet objectif. Elle est intéressante pour le potentiel repreneur, car elle lui permet d’estimer la rentabilité espérée de l’entreprise.

Prochaine étape, définir le mode de cession, mais comment ?

Vous pouvez transmettre votre entreprise à un membre de votre famille, à des tiers ou à un ou plusieurs salarié(s).

La transmission familiale par donation ou par vente

Vous devez vous assurer que vos enfants ou le membre de la famille désigné sera suffisamment formé, tant en termes de savoirs, de savoir-faire et de savoir être.

Dans un cas comme dans l’autre, il est conseillé de se rapprocher d’un notaire.

Transmission à un tiers

Contrairement à la transmission à un membre de votre famille, le tiers ne connaît à priori pas votre entreprise, d’où l’importance de constituer un bon dossier de cession.

Le choix du tiers sera déterminant pour le maintien de l’activité, de l’emploi et du montant de la transaction. L’accompagnement du repreneur durant la période de transition peut également influer sur la pérennisation de votre affaire.

La transmission à un ou plusieurs salariés

Cette option a l’avantage de transmettre votre entreprise à des professionnels qui connaissent bien l’activité, la clientèle et les fournisseurs : ceux de votre équipe.

L’importance de préparer votre transmission d’entreprise en amont prend ici tout son sens. Plus tôt vous vous y prendrez, plus vous laisserez de temps aux salariés pour constituer leur épargne.

N’attendez pas trop avant d’informer vos salariés : certains peuvent être intéressés par votre projet de cession !

De plus, dans certains cas, vous avez l’obligation d’informer vos salariés au plus tard 2 mois à l’avance !

Dernière étape et pas la moindre : Assurez le succès de la négociation et de la conclusion de la vente.

La négociation et la vente constituent l’aboutissement de tout ce processus. Cette phase ne se cantonne pas à la signature d’un simple acte de vente, une série de procédures est à suivre.

Vous devrez vous accorder avec le repreneur sur :

• Le prix de la cession.
• Les délais de la reprise.
• Les conditions de la reprise.
• Les termes du protocole d’accord.
• L’accompagnement du repreneur.

Préparez bien votre négociation.

Le repreneur peut vouloir connaître durant cette phase :

• les comptes annuels et dossiers de présentation (vous pouvez accepter de les dévoiler en échange d’une clause de confidentialité).
• le prix de la cession.
• Une exclusivité (vous pouvez l’accorder en échange d’une lettre d’intention).

Une fois les négociations terminées, les parties signent un protocole d’accord, qui est l’acte juridique le plus important de la procédure de reprise.

Vous pouvez également signer une promesse de vente, qui concrétise l’accord entre les deux parties avant la signature définitive de l’acte de cession.

Une fois l’acte d’engagement signé, vous devez signer le document définitif : l’acte de cession, dit Closing.

Pour signer ce document, les différents financeurs doivent s’entendre sur la date de paiement. De même, les procédures administratives obligatoires (immatriculation, publicité de l’acte, enregistrement de l’acte de cession et des nouveaux statuts au service des impôts..) doivent être effectuées.

A savoir :

En tant que cédant, vous continuez à exercer des responsabilités dans les semaines suivant la cession.

#transmission #entreprise #cession #diagnostic #négociation #patrimoine

« Créer avec tempérance, gérer avec pragmatisme, transmettre en préservant, ce sont les qualités d’un gestionnaire de patrimoine. »

Diego Julia

UN PEU D’HISTOIRE…

La médiation judiciaire est née d’une pratique prétorienne.

Dans les années 1970, principalement en matière de conflits collectifs du travail puis en matière familiale, des magistrats ont favorisé l’instauration de médiations après avoir constaté que certaines décisions juridiquement fondés ne pouvaient donner une solution pleinement satisfaisante.

C’est à partir de cette pratique que la loi du 8 février 1995, organisant la médiation, a été adoptée.

DEFINITION

La médiation judiciaire est une méthode de règlement des différends distincte des procédures judiciaires et extrajudiciaires. Les parties peuvent résoudre leurs problèmes eux-mêmes avec l’aide d’un médiateur, au lieu de confier leur règlement à une institution extérieure, un tribunal.

La médiation judiciaire est basée sur les lois et la règlementation des États membres et elle fonctionne avec une sécurité absolue depuis plusieurs années.

QUI PREND L’INITIATIVE ?

Lorsqu’il l’estime opportun, le juge peut proposer une médiation aux parties et suspendre ainsi le cours de l’instance. Il désigne lui-même le médiateur et rend alors une décision ordonnant une médiation.

Il est également possible que la demande émane des parties elles-mêmes. Le juge est néanmoins en mesure de s’y opposer, sa décision de refus étant insusceptible d’appel afin de ne pas allonger la durée du litige (article 131-15 CPC).

A QUEL MOMENT ?

La médiation judiciaire peut intervenir à tout moment, dès l’introduction de l’instance jusqu’au prononcé du jugement.

Elle peut aussi être proposée à n’importe quel stade de l’instance, (1^ère instance ou en appel), et par n’importe quel juge (magistrat, juge des référés, etc.).

Le recours à la médiation ne dessaisit pas le juge, lequel peut prendre les autres mesures qui lui paraissent nécessaires.

Au cours de la procédure de médiation, le médiateur se concerte avec les parties pour convenir d’une date pour la réunion de médiation. Il informe les parties de ses expériences et compétences pour mener la médiation.

QU’EST-CE QU’UN MEDIATEUR ?

Il s’agit d’une personne physique ou morale, nécessitant quelques conditions comme :

• Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation, d’une incapacité ou d’une déchéance mentionnée sur le bulletin n° 2 du casier judiciaire.
• N’avoir pas été l’auteur de faits contraires à l’honneur, à la probité et aux bonnes mœurs ayant donné lieu à une sanction disciplinaire ou administrative de destitution, radiation, révocation, de retrait d’agrément oud’autorisation.
• Posséder, par l’exercice présent ou passé d’une activité, la qualification requise eu égard à la nature du litige.
• Justifier, selon le cas, d’une formation ou d’une expérience adaptée à la pratique de la médiation.
• Présenter les garanties d’indépendance nécessaires à l’exercice de la médiation.

Le médiateur judiciaire ne participe donc pas à la procédure et ne connaît pas les documents du contentieux, mais grâce aux techniques de médiation, il obtient des informations sur les plaideurs et leurs griefs.

COMMENT SE DEROULE UNE MEDIATION ?

Le médiateur réunit les parties dans le cadre d’entretien(s) individuel(s) et commun(s). Le médiateur accompagne les personnes dans la construction d’un accord satisfaisant pour chacune d’elles. Un protocole d’accord est établi et signé par les parties. Il peut être homologué judiciairement.

Un procès dure plusieurs années. Un accord de médiation peut prendre quelques heures à 2 ou 3 mois environ, en fonction des difficultés et du temps dont dispose chaque partie. Lorsqu’elle réussit, comme dans 75% des cas, elle débouche sur un accord.

Un accord peut être trouvé en quelques séances. L’objectif du médiateur est de permettre au processus de se dérouler avec la meilleure efficacité pour chacun. Aucune solution n’est imposée. Chacun conserve la liberté d’accepter.

Les solutions alternatives doivent être satisfaisantes pour les deux parties. Dans un espace confidentiel, la solution va être recherchée sans contraintes.

COUT DE LA MEDIATION

Le recours à un médiateur est payant. Le juge fixe la rémunération du médiateur à la fin de sa mission. Les parties s’accordent pour répartir le coût de la médiation.

Si elles ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une répartition, les frais sont répartis à parts égales sauf si le juge estime qu’une telle répartition n’est pas équitable.

Dans ce cas, il fixe lui-même la répartition en fonction de la situation économique  des parties.

#mediation #juge #mediateur #justice #droit

« Ne négocions jamais avec nos peurs , mais n’ayons jamais peur de négocier »

John Fitzgerald Kennedy

Autoliquidation de TVA : définition

Lorsqu’un achat est réalisé, qu’il concerne un bien ou un service, le paiement de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est effectué au même moment.

En principe, une entreprise facture la TVA à ses clients en même temps qu’elle leur facture une prestation ou la vente d’un produit.

Elle établit une facture pour un montant TTC (toutes taxes comprises) et fait apparaître la TVA.

Après l’avoir collectée auprès de ses clients, l’entreprise la reverse directement au Trésor public.

Lorsqu’une entreprise achète un bien hors UE, s’ajoutent au prix de vente :

• les droits de douane
• la TVA à l’importation. Son montant est fixé d’après la valeur de la marchandise, les frais de transports, les assurances et les droits de douane
• d’autres droits additionnels

Les droits de douane et la TVA à l’importation sont à payer directement auprès du transporteur. C’est en principe lui qui s’occupe de toutes les démarches. Il arrive aussi que le client doive les effectuer lui-même en contactant le service des douanes.

L’autoliquidation de la TVA due à l’import permet de différer le paiement de la TVA à l’importation.

Désormais, vous pouvez en reporter le montant sur votre déclaration de chiffre d’affaires (CA3 mensuelle ou trimestrielle).

Pourquoi l’avoir instaurée ?

Cette mesure a été mise en œuvre depuis le 1er janvier 2015 pour accroître l’attractivité des plateformes logistiques françaises. Son objectif est de faciliter la relocalisation en France des flux de marchandises et des opérations de dédouanement mais aussi d’attirer de nouveaux opérateurs sur le territoire national.

Depuis le 1er janvier 2017, l’autoliquidation de la TVAI (Taxe sur la valeur ajoutée sur l’Import) est facilitée.

Son périmètre a été élargi à tous les opérateurs, quel que soit leur pays d’établissement, pour en faire une véritable mesure favorisant la compétitivité des entreprises en France et un levier de reconquête du dédouanement.

Quels avantages ? :

C’est un système qui permet de ne plus avancer cette TVA lors des importations de pays tiers (hors Union Européenne).

En n’effectuant plus cette avance de fonds lors de l’import de marchandises, la trésorerie de l’entreprise importatrice se trouve moins impactée, cette dernière peut donc acheter d’avantage de marchandise.

Cette mesure rend donc la France plus attractive aux sociétés effectuant des flux importants d’importation avec les Pays Tiers.

Qui peut en bénéficier ?

Toute personne physique ou morale assujettie à la TVA, établie ou non dans le territoire douanier de l’Union européenne (UE) et redevable de la taxe pour les opérations d’importation réalisées en France, est autorisée à « autoliquider » la TVA à l’importation.

Pour les sociétés de l’Union Européenne, il faut :

• avoir une société de plus de 2 ans d’ancienneté
• avoir déjà réalisé 4 imports hors U.E. au cours des 12 derniers mois
• avoir une situation financière satisfaisante au cours des 12 derniers mois
• ne pas avoir commis d’infractions graves ou répétées aux dispositions douanières et fiscales au cours des 12 derniers mois
• disposer d’un système de gestion des écritures douanières et fiscales permettant le suivi des opérations d’importations.

Pour les sociétés établies hors Union Européenne, il faut :

• faire appel à un représentant en douane titulaire d’une autorisation d’opérateur économique agréé « simplifications douanières » valide, afin de dédouaner

L’autorisation d’autoliquidation de la TVA à l’importation est effective à partir du premier jour du mois suivant sa délivrance et pour les opérations réalisées à partir de cette même date.

L’autorisation est valable trois ans et est renouvelée par tacite reconduction.

#autoliquidation #commerce #tva #importation #entreprises #douanes

De plus en plus de personnes font le choix du travail indépendant, ce qui les contraint à rechercher activement des clients. Dans certaines hypothèses, une partie importante voire prépondérante du chiffre d’affaires est réalisée avec un ou deux clients. Cette situation, appelée dépendance économique, est particulièrement dangereuse du fait de la fragilité des liens d’affaires. Il est important d'élargir sa clientèle et de mettre en place des plans d'actions pour se diversifier (site web, action commerciale, mailing, démarchage, …).

La dépendance économique est définie comme l'impossibilité pour une entreprise de disposer d'une solution techniquement et économiquement équivalente aux relations contractuelles qu'elle a nouées avec une autre entreprise.

Ce phénomène peut avoir plusieurs causes :

• Une insuffisance dans le démarchage qui empêche la diversification de sa clientèle
• La réalisation d’un chiffre d’affaires important avec un ou plusieurs clients qui permet d’assurer la viabilité de son activité en demeurant dans une situation d’insécurité économique (les liens commerciaux peuvent être rompus)
• L’abus de dépendance économique, matérialisé lorsqu’un agent économique profite de son ascendance pour imposer des conditions abusives

Cette dernière est réprimée par le droit.

Ainsi, l’article L.442-6-I-2° du code de commerce dispose que : « engage la responsabilité de son auteur et l’oblige à réparer le préjudice causé le fait, par tout producteur, commerçant, industriel ou personne immatriculée au répertoire des métiers : (…) d’abuser de la relation de dépendance dans laquelle il tient un partenaire ou de sa puissance d’achat ou de vente en le soumettant à des conditions commerciales ou obligations injustifiées… ».

Comment remédier à la dépendance économique ?

Lorsque la dépendance économique n’a pas pour origine un abus de la part du client, l’entrepreneur devra absolument diversifier sa clientèle et mettre l’accent sur le démarchage et l’amélioration de sa visibilité, même s’il ne dispose pas de compétences commerciales particulières.

Différentes actions pourront être réalisées afin de limiter son état de dépendance et de trouver de nouveaux débouchés comme :

• La création d’un site web
• L’embauche d’un commercial
• L’utilisation des réseaux sociaux
• L’acquisition de nouvelles compétences ou le recrutement de salariés
• Le mailing
• Le démarchage téléphonique
• La fréquentation de salons, d’évènements ou de réseaux

Que faire en cas d’abus ?

En cas d’abus de dépendance économique, une action en responsabilité pourra être engagée devant les tribunaux.

Afin qu’une telle situation soit constatée, les conditions suivantes doivent être cumulativement remplies, donc :

• Son partenaire doit avoir une certaine notoriété
• La part de son chiffre d’affaires réalisé avec celui-ci doit excéder un certain seuil (20 à 25% au moins)
• L’absence de solution doit être démontrée
• La dépendance économique ne doit pas résulter de ses propres choix stratégiques
• Le comportement anormal de son partenaire doit être prouvé (clauses abusives)

A noter :

Dans les faits, il est assez difficile de démontrer une telle situation d’abus.

Comment gérer la dépendance économique de ses fournisseurs ?

Une telle situation et un tel risque peuvent parfaitement être gérés par l’entreprise via la mise en place d’un processus dédié et d’un monitoring constant des fournisseurs en situation de dépendance économique.

Le processus s’articule autour de 4 étapes.

Première étape

Elle consiste à cartographier les fournisseurs.

Etape 2

Elle consiste à les qualifier au regard de leur situation de dépendance à l’égard de l’entreprise cliente.

A savoir : Des questionnaires aidant à la qualification peuvent parfaitement être mis en place au sein de l’entreprise afin que les équipes opérationnelles en contact avec les fournisseurs puissent réaliser de la remontée d’informations auprès des directions juridiques et leur disposer de tous les éléments permettant de retracer la chronologie de la relation contractuelle.

Etape 3

Elle consiste dans la mise en place d’un plan d’actions dédié eu égard au degré de dépendance et à la situation contractuelle du fournisseur (contrat en négociation, contrat en renégociation ou contrat dont le terme est à prévoir).

En fonction de ces éléments (degré de dépendance et situation contractuelle du fournisseur), il sera notamment possible d’identifier les clauses noires ne pouvant être intégrées dans le contrat (car susceptibles d’être interprétées comme une exploitation abusive de la dépendance économique), de soumettre des clauses pré établies justifiées par la situation de dépendance économique ou encore de mettre en place un processus de relecture spécifique de certains contrats en cours d’établissement ou de renégociation ou d’accompagner le fournisseur dans la terminaison du contrat (rupture progressive de la relation contractuelle, détermination de la durée du préavis).

Etape 4

Elle consiste dans le suivi des actions.

L’ensemble de ce processus permettra de limiter le risque pour l’entreprise et, dans l’hypothèse d’un contentieux futur, d’anticiper la documentation permettant, devant la juridiction, de justifier de l’absence d’exploitation abusive de la dépendance économique du fournisseur concerné.

#dependance#economie#commerce#entrepreneur#fournisseur#entreprises #droit